Sammendrag
KL har udgivet en caseanalyse med ti tidsbesparende teknologier. I denne sag prioriterer og anbefaler administrationen, hvilke af disse teknologier, der giver mest værdi at arbejde videre med i Ballerup Kommune.
Digitaliserings- og Teknologiudvalget skal drøfte administrationens forslag til prioritering af de tidsbesparende teknologier. Næste skridt vil være, at de anbefalede teknologier bliver undersøgt nærmere, og der vil blive udarbejdet investeringscases og implementeringsplaner, som kan blive præsenteret for det relevante udvalg.
Denne sag forelæggelse i Sundheds- og Ældreudvalget og Socialudvalget til drøftelse.
Baggrund
I Ballerup Kommunes budget 2023 punkt 2.1.6 er det beskrevet, at budgetparterne er enige om, at have fokus på teknologi og digitale løsninger. Der er ikke afsat midler til dette, men det ønskes, at relevante udvalg bliver forelagt mulige løsninger, hvis der kræves politiske beslutninger.
Sagsfremstilling
KL (Kommunernes Landsforening) har udgivet en caseanalyse med ti eksempler på teknologier, der er tidsbesparende (se bilag). Caseanalysen har til formål at hjælpe kommunerne med at drøfte og prioritere, hvilke teknologiske løsninger, der skal implementeres. Administrationen har nedenfor anbefalet og prioriteret de løsninger, som giver mest værdi for Ballerup Kommune. Næste skridt vil være, at de anbefalede teknologier bliver undersøgt nærmere og der vil blive udarbejdet investeringscases og implementeringsplaner, som kan blive præsenteret for det relevante udvalg.
De ti eksempler på tidsbesparende teknologier er opdelt i fem fysiske teknologier og fem digitale løsninger. Fysiske teknologier kan betegnes som mere borgernære teknologier og hjælpemidler, hvor de digitale løsninger er fokuseret på effektivisering af administrative processer.
Administrationen vurderer også, at der er stor forskel på, hvorvidt økonomien og tidsbesparelsen i de forskellige cases kan overføres til Ballerup Kommune på grund af størrelse af kommune og primært fordi Ballerup Kommune er i gang eller har gennemført tiltagene.
Prioriteret teknologier
Administrationen foreslår. at der arbejdes videre med nedenstående:
- Træningsapp til rehabilitering: Ballerup Kommune er allerede i gang med projekt Digirehab, men der mangler en investerings- og implementeringsplan for, at løsningen kan gå i drift. Resultaterne er positive, men den primære gevinst er forebyggelse og vedligeholdelse af borgernes funktionsniveau. Derfor kan investeringscasen være uklar og variere over tid.
- Skærmbesøg i hjemmeplejen: Er blevet afprøvet, men udfordringen var at få mange borgere til at tage imod tilbuddet. Der var ca. ti borgere på løsningen. De borgere der valgte løsningen var glade og meget tilfredse med løsningen. I Ballerup Kommune er der små afstande, og derfor er tidsbesparelsen ikke så stor som i eksemplet fra Vejle Kommune. Derudover har Vejle også kun haft 40 borgere, der gennemførte et forløb på 1,5 år med en udgift på 1,6 mio. kr.
- Forflytningsteknologi på plejehjem: Der benyttes allerede mange forskellige forflytningsteknologier i Ballerup Kommune, men det kunne være interessant at prøve nogle af de nye løsninger, der er beskrevet. Tidsbesparelsen i denne case er på store plejehjem. Så det mest oplagte er at implementere dette på Plejehjemmet Toftehaven, når udvidelsen er gennemført.
Teknologier implementeret eller planlagt
Følgende teknologier som caseanalysen beskriver er implementeret i Ballerup Kommune:
- Automatisering af administrative processer. Siden oprettelsen af Taskforce for Øget Digitalisering har der været gennemført analyser og udarbejdet og implementeret konkrete løsninger på en lang række administrative processer. Der er i regi af Taksforce digitaliseret over 300 processer, af disse vurderes 2/3 at være administrative processer. I KLs caseanalyse omtales primært robot teknologi (RPA) som en løsningsmodel. I Ballerup Kommune har vi primært haft fokus på at lave egentlig digitalisering og redesign af arbejdsgange og alene brugt RPA, hvor der ikke har været andre muligheder. Der har således været en periode med en del RPA løsninger, men over tid er disse afløst af egentlige digitale arbejdsgange og løsninger. Ballerup Kommune har således kun fem RPA løsninger tilbage.
- Integreret brugerstyring. Ballerup Kommune har siden 2016 haft integreret brugerstyring. Der er siden 2021 blevet udvidet således, at den nu ikke kun omfatter brugerstyring, men nu er en sammenhængende digital proces fra udfærdigelse af stillingsopslag til opstart af medarbejder.
- Visitering af dokumentation af i ansættelsesprocessen. I forbindelse med digitalisering og integrering af opslags-/ansættelsesproces og brugerstyring er al overførsel og indhentning af dokumentation digitaliseret. I design af processerne har fokus været på, at al indhentning af dokumentation foregår ved kilden samt at opgaverne udføres der, hvor viden om den specifikke opgave er.
- Automatisering af aktindsigt ses som en del af arbejdet med at tilrettelægge og overføre data til Borgerblikket (Mit Overblik på borger.dk), som er blevet implementeret i 2023 og fremadrettet. Parallelt hermed foregår der en løbende opfølgning på korrektheden af data i kommunens fagsystemer samt undervisning i sagsbehandling og sagsdokumentation. Disse processer anses for at være grundlaget for en egentlig digitalisering af aktindsigts processerne og Borgerblikket. Behovet for RPA eller AI i aktindsigtsprocesserne anses derfor at være lille og faldende.
Derudover vil administrationen fortsat internt arbejde med det som caseanalysen kalder "planlægning af hjemmeplejen gennem datamodellering". Casebeskrivelsen fra Helsingør er dog ret uklar og vurderes ikke til at have nogen økonomisk effekt: Det som kan gøres nyt i Ballerup Kommune er at se på nye analyseprogrammer, der kan benyttes og et øget samarbejde på tværs af centre.
Prioriteres ikke
Sensorer til effektiv rengøring er baseret på et meget lille pilotprojekt og har en lille tidsbesparende effekt, så dette prioriteres ikke.
TIM (Totalløsning til intelligent medicinhåndtering) prioriteres ikke, da det er en meget dyr løsning og målgruppen i Ballerup Kommune vil være lille, da kommunen i forvejen benytter den elektroniske medicinhusker. Derudover arbejdes der på en ny arbejdsgang så borgere får dosisdispenseret medicin, som betyder, at apoteket pakker doseringsposer til borgerne.
I bilag 2 beskriver KL deres tilbud om, at kommuner kan indgå i et teknologipartnerskab. Kort sagt betyder det, at kommunen kan få hjælp og sparring fra KL til at implementere en af fire udvalgte teknologier. Administrationen vurderer umiddelbart ikke, at det er nødvendigt at bruge 50.000 kr. på at indgå i KL´s teknologipartnerskab.
På Digitaliserings- og Teknologiudvalgets møde deltager velfærdsteknologi koordinator Niels Kisku fra Center for Voksne og Sundhed under behandling af sagen.