Sammendrag
Anvendelsen af BorgerTip app'en understøtter borgerinddragelse, og hjælper administrationen og andre medarbejdere med kontrol af kontrakter. På mødet gives en status for BorgerTip. Center for By, Erhverv og Miljø indstiller, at orienteringen tages til efterretning.
Baggrund
BorgerTip app'en er nu blevet anvendt i Ballerup Kommune i fire år, og administrationen giver her en status.
Når der er indmeldt et tip via BorgerTip fra borgerne, bliver der altid svaret med en autotekst, hvor der takkes for tippet. Dette autosvar er, som navnet antyder, et automatisk produceret svar, som systemet genererer ved modtagelse af et tip.
Efterfølgende behandles tippene af medarbejdere, da der skal en faglig kvalificering til tippenes videre forløb. Den maksimale svartid på indmeldte tip er sat til maks. ti arbejdsdage.Mange af tipsene medfører en efterfølgende opgave, som skal udføres af de leverandører, som opgaverne er udliciteret til.
KPI (Key Performance Indicator) for svar på henvendelser er aftalt med Teknik- og Miljøudvalget til at være på 95 pct. på deres møde den 4. september 2018 efter oplæg fra Digitaliserings- og Teknologiudvalget.
Statistikkerne for KPI forelægges for Teknik- og Miljøudvalget hvert kvartal som meddelelsespunkt, og offentliggøres på Ballerup Kommunes hjemmeside.
Sagsfremstilling
BorgerTip app'en bliver primært anvendt af borgere til henvendelser omkring forhold i det fysiske rum i Ballerup Kommune, som de ønsker at gøre kommunen opmærksom på. Henvendelserne drejer sig hovedsageligt om huller i vejene, belysning og beplantning, der vokser ud over fortove mv.
Anvendelsen af app'en sikrer en bedre kontrol med både interne og eksterne entreprenører, da borgernes øjne i kommunen er med til at øges muligheden for tilsyn med de udførende leverandører.
En anden af styrkerne ved BorgerTip i forhold til fx mails er, at der ved tipsene automatisk angives en lokation for henvendelsen, og oftest tager borgeren også et billede. Det er derved nemmere at identificere præcist, hvor og hvad henvendelsen drejer sig om, og igen nemmere at sætte en korrekt indsats ind. På den måde er app'en med til at fastholde en bedre og løbende kontrol med det arbejde, der skal udføres ifølge kontrakter.
Senest er BorgerTip app'en også blevet anvendt til, at frivillige der har samlet affald i forbindelse med projektet Ren Natur, via app'en har indmeldt de lokationer, hvor de har stillet deres sække med indsamlet affald. Denne metode er langt nemmere at administrere end brug af fx e-mails, da henvendelsen modtages direkte af den medarbejder, der indsamler affaldet.
På mødet i Digitaliserings- og Teknologiudvalget deltager udviklings- og driftschef Sussi Kjær, belysningsansvarlig Nikolaj Rønne og driftsansvarlig Claus Winther fra Center for By, Erhverv og Miljø under behandlingen af sagen.
