Sammendrag
Kommunalbestyrelsen godkendte den 24. juni 2019 købet af Ågerupvej 86 i Ballerup med henblik på at flytte de kommunale aktiviteter fra Energivej 50 i Ballerup dertil.
Administrationen har undersøgt, hvordan de kommunale funktioner på Materielgården, særligt Hjælpemiddelcentralen, Center for Ejendommes "Drift og Vedligehold" samt Center for By, Erhverv og Miljøs "Vej og Park" kan indrettes på Ågerupvej. De øvrige funktioner på Materielgården kortlægges og prioriteres løbende så Materielgården til sidst rømmes helt.
I forbindelse med genhusningen af de kommunale funktioner har administrationen nu et forslag til, hvordan Ågerupvej 86 kan indrettes, så bygningerne understøtter Hjælpemiddelcentralens drift på bedste vis. Den om- og tilbygning, der er indeholdt i forslaget, beløber sig til ca. 4,0 mio. kr., og udgifter til øvrige, mindre bygningsmæssige justeringer samt flytningen beløber sig til ca. 0,5 mio. kr.
Til dette arbejde søges en anlægsbevilling på 1,5 mio. kr. i 2020 fra projekt Bygningsmassereduktion frigivet. Den resterende del svarende til 3 mio. kr. foreslår administrationen finansieret gennem en forventet driftsbesparelse på 0,5 mio. kr. i 2021 stigende til 0,8 mio. kr. årligt fra 2022, som indhentes ved flytning af Materielgården til Ågerupvej. Betragtet som en investering i en business case med en årlig besparelse vil det betyde en tilbagebetalingstid på ca. 4 år afhængigt af afviklingsperioden af Materielgården.
Administrationen indstiller, at Økonomiudvalget godkender finansieringen, så arbejderne kan igangsættes.
Baggrund
Den nuværende Materielgård på Energivej 50 er i dårlig stand og står over for store vedligeholdelsesudgifter de kommende år. Derudover er området, hvori Materielgården er placeret, et attraktivt erhvervsområde, hvor der er efterspørgsel på flere erhvervsejendomme. På den baggrund besluttede Kommunalbestyrelsen den 24. juni 2019 at indgå en købsaftale med Novafos om køb af Ågerupvej 86. Ballerup Kommune overtog ejendommen pr. 1. januar 2020.
Baseret på nøgletal for driften på de to ejendomme forventes det, at Ballerup Kommune vil spare ca. 500.000 kr. i 2021 og 800.000 kr. om året fra 2022 i driftsudgifter (service) ved at flytte fra Materielgården på Energivej 50 til Ågerupvej. Derudover undgår kommunen vedligeholdelsesudgifter (anlæg) på Energivej 50 for ca. 12 mio. kr. de kommende år og opnår samtidig en indtægt på salget af ejendommen.
Ved købstidspunktet var der ikke grundige analyser af, hvor meget en eventuel om- og tilbygning på Ågerupvej ville koste, hvis Hjælpemiddelcentralen skulle flytte med. Derfor foreslås det, at en del af finansieringen sker via business casen.
Sagsfremstilling
Administrationen anbefaler, at der i stedet for løbende at tilpasse bygningerne til de nye funktioner, i stedet igangsættes et samlet om- og tilbygningsprojekt, hvortil der afsættes 4,5 mio. kr., således, at bygningerne på Ågerupvej 86 på bedste vis kan understøtte Hjælpemiddelcentralens arbejdsgange. Dette anbefales både af økonomiske og driftsmæssige årsager.
Bygningerne på Ågerupvej rummer de nødvendige faciliteter for, at Materielgårdens væsentlige funktioner, herunder Center for Ejendomme og Center for By, Erhverv og Miljø kan flytte ind i den eksisterende indretning.
Det er dog ikke tilfældet for Hjælpemiddelcentralen, idet de har behov for mere lagerkapacitet, end de nuværende forhold tilbyder, en specialindrettet vaskehal samt ændringer i den eksisterende indretning, så der opnås et hensigtsmæssigt flow i arbejdsgangene.
Navnlig i forhold til vaskehallen har Statens Seruminstitut udstukket nye retningslinjer for rengøring på Hjælpemiddeldepoter, hvilket betyder, at Hjælpemiddeldepotet skal være inddelt i et rent og et urent område, og at rengøringen af genbrugshjælpemidler skal differentieres. Da multiresistente mikroorganismer er hyppige og ses med stigende forekomst i samfundet, vil det kræve højt generelt niveau af hygiejne - dvs. rummene indrettes med klar adskillelse af rent og urent, så genforurening af rengjort udstyr forebygges.
I det nuværende hjælpemiddeldepot er der ikke mulighed for at inddele korrekt efter gældende retningslinjer grundet Materielgårdens faciliteter. Dette har hjælpemiddeldepotet fået dispensation for og godkendt af Arbejdstilsynet. Så under alle omstændigheder og også i det tilfælde, hvor hjælpemiddeldepotet ikke skulle flyttes til Ågerupvej, er der behov for fysiske tiltag for at opretholde drift af hjælpemiddelcentret.
Derudover er det essentielt, at Hjælpemiddelcentralens depot er placeret i samme bygning, og at der skabes et godt flow i forhold til, hvor hjælpemidlerne bliver afleveret, vasket, repareret, opbevaret og udleveret. Med udgangspunkt i Hjælpemiddelcentralens behov for lagerkapacitet vil det være nødvendigt med en tilbygning på den eksisterende bygning (se bilag). En tilbygning af denne karakter vil koste ca. 2 mio. kr.
En vigtig del i Hjælpemiddelcentralens arbejdsgang er vask af hjælpemidlerne. Derfor er det nødvendigt at etablere vaskefaciliteter, som pt. mangler i de eksisterende bygninger. Etablering af en vaskehal og en ombygning, som understøtter en effektiv drift, vil koste ca. 2 mio. kr. I processen er der lagt vægt på en god opdeling mellem urene og rene hjælpemidler samt flowet fra indlevering til udlevering. At opnå det rette flow kræver nogle ombygninger i forhold til sammenhængen mellem de pågældende bygningsdele samt nedrivning af et plateau og etablering af et nyt gulv for at sikre niveaufri adgang, når hjælpemidlerne flyttes rundt.
Endelig forventes det, at der vil være udgifter til mindre bygningsmæssige justeringer samt flytning, som i alt vil beløbe sig til ca. 0,5 mio. kr.
Såfremt der bevilges midler til igangsætning af ovenstående kan en estimeret tidsplan se ud på følgende måde:
- Projektering: primo februar - medio april 2020
- Godkendelse af projekt: ultimo april 2020
- Udbud og kontrahering: maj 2020
- Udførelse: medio juni - september 2020
- Indflytning: oktober - november 2020.
Det er fortsat planen, at Center for Ejendommes "Drift og Vedligehold" samt Center for By, Erhverv og Miljøs "Vej og Park" flytter fra Materielgården til Ågerupvej i maj 2020.
