Sammendrag
Den nuværende kontrakt om vintervedligeholdelse udløber efter indeværende vintersæson, og der skal derfor gennemføres et nyt udbud forud for næste sæson. Administrationen har udarbejdet udbudsmateriale for vintervedligeholdelsen, som fremlægges til godkendelse.
Baggrund
Den nuværende kontrakt om vintervedligeholdelse var en del af det forrige udbud af Park- og Vejdrift. I forbindelse med det seneste EU-udbud af driftsopgaver inden for vej og parkopgaver blev det besluttet at udbyde vintervedligeholdelsen særskilt. Dette for at undgå overdragelse af opgaven med vintervedligeholdelse pr. 1. januar, som er midt i vintersæsonen. I forbindelse med behandling af sagen i Økonomiudvalget den 19. april 2016, blev udbudskriterierne efterspurgt. Sagen forelægges således på ny, inkl. en beskrivelse af udbudskriterierne.
Sagsfremstilling
Opgaven med vintervedligeholdelse er af en sådan størrelse, at den skal udbydes i EU-udbud. I den forbindelse valgte administrationen at udsende udbudsbekendtgørelsen om prækvalifikation i forbindelse med udbuddet i 2015, så udbuddet kan gennemføres i henhold til de daværende regler for EU-udbud.
Fristen for prækvalifikation er udløbet, og der er syv leverandører, der har ønsket at blive prækvalificeret. Administrationen vil ved udsendelse af udbuddet udvælge de fem mest egnede ansøgere, der så får mulighed for at byde på opgaven.
I udvælgelsen af de fem mest egnede ansøgere vil der blive lagt vægt, at de bydende leverandører er økonomisk, fagligt og organisatorisk robuste på leverandørernes erfaring med den udbudte opgave, og deres økonomiske og driftsmæssige robusthed. På den baggrund indstiller administrationen, at tilbudsevalueringen sker på grundlag af følgende underkriterier:
| Pris |
50 pct. |
| Organisation |
10 pct. |
| Materiel |
40 pct. |
Ved vurdering af pris sker dette på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af tilbudslistens samleside.
Der er i prækvalifikationen allerede taget højde for, at de bydende leverandører er vant til at håndtere større opgaver med vintervedligeholdelse såsom kommuner. Der vil under dette kriterie blive efterspurgt en beskrivelse af, hvordan leverandøren vil organisere sin vintervedligeholdelse, for at sikre at denne kan opfylde Ballerup Kommunes krav til bl.a. mødetider efter udkald fra vintervagten.
Der vil under kriteriet materiel blive efterspurgt en beskrivelse af, hvilket materiel leverandøren vil anvende til opgaven med vintervedligeholdelse. Kriteriet er vægtet med 40 pct. for at sikre en god konkurrence på materiellet, som er en væsentlig faktor for den leverede kvalitet af vintervedligeholdelse.
Under dette kriterie vil der også blive efterspurgt en beskrivelse af, hvordan leverandøren vil sikre en fortsat evne til at vintervedligeholde selv, også hvis en underleverandør skulle gå konkurs, og hovedleverandøren derfor ikke kan benytte sig af underleverandørens materiel.
Derudover vil der i udbuddet blive stillet større krav til vintervedligeholdelsens kvalitet, og bl.a. også krav om gps-registrering på alle køretøjer, så det altid kan dokumenteres hvor og hvornår, der er blevet vintervedligeholdt. Dette er især anvendeligt i forbindelse med erstatningssager, men også som en løbende kontrol af, at der vintervedligeholdes de rigtige steder.
En væsentlig ændring i dette udbud vil være, at Ballerup Kommune i henhold til den gældende vejlov, som regulerer reglerne for vintervedligeholdelse, skal vintervedligeholde en lang række fortove, hvor det hidtil blev pålagt grundejerne. Kort fortalt er det nu sådan, at grundejeren har forpligtigelsen til at vintervedligeholde fortovet, hvis der er direkte adgang til fortovet, eller der er ubrudt fortove rundt om grunden. Principperne og deres konsekvenser kan ses i bilag. Denne regel betyder, at Ballerup Kommune nu har forpligtigelsen til vintervedligeholdelse på en lang række afbrudte fortovsstykker og deraf forhøjede udgifter til vintervedligeholdelse. Der ydes ikke økonomisk refusion fra staten for de forhøjede udgifter. Administrationen vil informere om de nye regler, inden vintersæson 2016-2017 går i gang.
Opgaven med vintervedligeholdelse udføres oftest ved, at hovedleverandøren entrerer med flere underleverandører, som har vintervedligeholdelsen som en sideopgave til deres daglige arbejdsopgaver. Derudover udføres vintervedligeholdelse oftest om natten og på forskellige tidspunkter. På den baggrund vurderer administrationen ikke, at opgaven med vintervedligeholdelse egner sig til fleksjobbere og elevpladser. Derfor foreslås det, at nærværende udbud om vintervedligeholdelse undtages for forpligtigelsen til at tage fleksjobbere og elever. Alle andre sociale forpligtigelser opretholdes.
