Sammendrag
Orientering om Ballerup Kommunes tilsyn med foreninger i henhold til folkeoplysningsloven.
Baggrund
I henhold til folkeoplysningslovens regler fører kommunerne tilsyn med de folkeoplysende foreninger.
Kultur- og Fritidsudvalget har ønsket en orientering om, hvordan administrationen fører tilsyn med kommunens folkeoplysende foreninger.
Sagsfremstilling
I henhold til folkeoplysningsloven er der flere områder, hvor kommunen skal føre tilsyn med de folkeoplysende foreninger, ved:
- Anvendelse af det kommunale tilskud
- Indsendelse af erklæring om børneattester
- Anvendelse af kommunens lokaler
- Indsendelse af beretning om foreningens virksomhed.
Anvendelse af det kommunale tilskud
Jf. folkeoplysningslovens § 29-32 aflægger foreninger og aftenskoler, der modtager tilskud i henhold til folkeoplysningsloven, hvert år regnskab for anvendelse af tilskuddet. Tilskudsregnskabet afleveres i en form, der er vedtaget af Kommunalbestyrelsen.
Alle tilskudsregnskaber gennemgås af administrationen. Viser tilskudsregnskabet for den enkelte forening, at tilskuddet ikke er anvendt til henholdsvis aktiviteter for børn og unge (foreninger) eller undervisning m.v. (aftenskoler), bliver et eventuelt ikke forbrugt tilskud tilbagebetalt. For foreninger gælder endvidere, at hvis tilskudsregnskabet viser, at det kommunale aktivitetstilskud overstiger den samlede deltagerbetaling for børn og unge, tilbagebetales den del af tilskuddet, der overstiger deltagerbetalingen.
Tilbagebetalte tilskud tilføres puljerne til aktivitetstilskud (foreninger) og undervisningstilskud (aftenskoler) og sendes dermed retur til foreningslivet.
I henhold til folkeoplysningsbekendtgørelsens § 19, stk. 3 kan Kommunalbestyrelsen beslutte, om regnskaber skal revideres ved en af foreningen valgt revisor, eller om regnskaber for større tilskud skal revideres ved registreret eller statsautoriseret revisor. Kommunalbestyrelsen har besluttet, at foreninger i Ballerup Kommune, der modtager tilskud på 250.000 kr. eller derover skal benytte registreret eller statsautoriseret revisor ved revision af tilskudsregnskaber. Administrationen kontrollerer ved gennemgang af tilskudsregnskaber, at dette efterleves.
Mulighed for øget tilsyn: Ved afsættelse af flere personaleressourcer, kan administrationen ved stikprøvekontrol udtage et antal tilskudsregnskaber til en ekstra kontrol, herunder gennemgang af medlemslister og bilag. Hvis 10% af foreningerne udtages til en sådan ekstra kontrol, vil det være syv foreninger og én aftenskole årligt, hvis regnskaber skulle indkaldes til en ekstra kommunal revision.
Indsendelse af erklæring om børneattester
Alle godkendte foreninger, inkl. aftenskoler, skal, når de ansøger om tilskud eller lokaler, over for kommunen erklære, at de vil indhente børneattester, når dette kræves. Dette fremgår af folkeoplysningslovens § 4, stk. 4.
Det kræves, når foreningen ansætter eller beskæftiger personer, der har - eller senere vil kunne få - direkte kontakt i foreningen med børn under 15 år.
I de tilfælde, hvor det kræves, skal foreningen indhente og opbevare børneattesterne. Det er det, som foreningen skal meddele kommunen, at den vil gøre.
Administrationen kontrollerer, at foreninger og aftenskoler, der søger tilskud, hvert år indsender den krævede tro- og loveerklæring om børneattester.
Administrationen vil i løbet af sommeren 2023 udarbejde en procedure, der skal sikre, at alle foreninger, der har anviste lokaler i Ballerup Kommune årligt indsender en erklæring om børneattester. Der findes et stort antal foreninger, der får anvist lokaler, men ikke modtager tilskud, som ikke i dag indsender erklæring om børneattester. En stor del af disse foreninger er foreninger for seniorer, hvorfor foreningen ikke skal indhente børneattester.
Anvendelse af kommunens lokaler
Det fremgår af folkeoplysningslovens § 44 a, at "Kommunalbestyrelsen kan ikke på andet grundlag end efter denne lov yde tilskud eller udlåne eller udleje lokaler til foreninger, hvis formål eller adfærd modarbejder eller underminerer demokrati eller grundlæggende friheds- og menneskerettigheder". Det fremgår samtidig, at kommunerne skal føre tilsyn med, at foreninger, der modtager tilskud eller låner lokaler, opfylder disse betingelser.
Administrationen er på forskellige måder i dialog med foreningslivet. Det sker fx ved foreningshenvendelser, hvor foreningsledere søger forskellig former for rådgivning, i møder med brugerråd eller forskellige udvalg med foreningsrepræsentanter samt ved deltagelse i andre typer møder med en eller flere foreninger. I en stor del af administrationens arbejde indgår således direkte kontakt med kommunens foreningsliv, og det er administrationens oplevelse, at den besidder et godt kendskab til kommunens foreninger og deres aktiviteter.
Muligheder for øget tilsyn: Ved afsættelse af flere personaleressourcer, kan der iværksættes øget tilsyn ved udførelse af varslede eller uvarslede foreningsbesøg, fx af syv foreninger og en aftenskole, der modtager tilskud og yderligere tre foreninger, der alene har anvist lokaler, men ikke modtager tilskud.
Det skal bemærkes, at udover folkeoplysende og registrerede foreninger, der har anvist lokaler for en sæson til benyttelse på ugentlig basis, er der flere foreninger, herunder grundejerforeninger, handelsforeninger, boligforeninger m.v., der låner kommunale lokaler til et eller to møder årligt.
Indsendelse af beretning om foreningens virksomhed
I henhold til folkeoplysningslovens § 5, stk. 8, skal alle godkendte foreninger hvert år indsende en beretning til kommunen om foreningens virksomhed i det forgangne år. Af beretningen vil kommunen kunne danne sig et indtryk af, om tilskudsbetingelserne er opfyldt, hvilket er afgørende for fortsat at kunne låne lokaler og modtage tilskud.
I en kommune med ca. 100 godkendte foreninger vil en årlig gennemgang af samtlige beretninger være en for omfattende opgave for administrationen. Loven giver imidlertid kommunen mulighed for at indhente beretninger for en nærmere afgrænset del af foreningerne.
Kommunalbestyrelsen har besluttet, at der indhentes beretninger fra foreninger de tre første år efter en godkendelse som folkeoplysende forening. Administrationen indhenter derudover beretninger fra foreningen, hvor det skønnes nødvendigt, dvs. der hvor der er tvivl om, eller ønsket et større kendskab til foreningens virksomhed.
Der blev ikke indhentet beretninger i 2021 og 2022 da foreningslivet i lange perioder havde været lukket ned på grund af COVID-19. Administrationen forventer at indhente beretninger fra foreninger godkendt i årene 2018-2022 i løbet af sommeren 2023.
Afslutningsvis skal det bemærkes, at Ballerup Kommune tager udgangspunkt i en tillidsbaseret tilgang til mødet med kommunens foreninger.
Yderligere deltagelse på mødet
På Kultur- og Fritidsudvalgets møde deltager Kultur- og Fritidschef Morten Rus Hatorp under behandling af sagen.
