Sammendrag
For at være på forkant med omstilling og effektivisering af Ballerup Kommune, foreslås det at sammenkøre effektiviseringsopgaven med fagudvalgenes løbende arbejde fra og med budgetproces 2019.
Formålet er at sikre, at det generelle arbejde som fagudvalgene udfører omkring økonomi, serviceniveau mv. i højere grad end i dag kobles ind i effektiviseringsarbejdet gennem de løbende budgetopfølgninger, således at gevinster ved fagudvalgenes initiativer i højere grad bliver vurderet og synliggjort.
For at have den fornødne tid til at bearbejde de enkelte effektiviseringstiltag frem imod budget 2019, er det nødvendigt at fastlægge processen allerede nu. Desuden vil tiltag, som er baseret på investeringstankegangen kræve et længere forarbejde for at sikre, at der kan gevinstrealiseres på det enkelte tiltag. Ligeledes forbedres muligheden for at arbejde med tværgående effektiviseringsindsatser ved at have mere tid til det forberedende arbejde.
Økonomiudvalget bedes derfor drøfte og godkende den forelagte proces og tilrettelæggelse for det fremadrettede effektiviseringsarbejde i nærværende indstilling.
Baggrund
Med vedtagelsen af budget 2017 besluttede Kommunalbestyrelsen, at Ballerup Kommune skal effektivisere og spare i alt fremadrettet 61,4 mio. kr. fra og med 2019. Med allerede besluttede effektiviseringer og besparelser for 20,6 mio. kr. i 2018 og frem, skal der således opnås yderligere effektiviseringer eller besparelser på minimum 40 mio. kr. fra 2019 og frem.
Med henblik på at tilvejebringe flest mulige effektiviseringsforslag baseret på en investeringstankegang frem for egentlige spareforslag, har der i administrationen været arbejdet på en ny proces som indebærer, at effektiviseringsopgaven i højere grad end tidligere bliver en del af fagudvalgenes løbende arbejde frem for en proces, der kun omhandler den årlige budgetproces.
Sagsfremstilling
Målet med den langsigtede effektiviseringsindsats er for det første, at der fremadrettet kan indhentes de nødvendige og besluttede besparelser, samt eventuelt skabe et økonomisk råderum til politisk prioritering. Besparelserne, der skal findes fremadrettet, udgør minimum 40 mio. kr. fra 2019 og frem forudsat, at de 20,6 mio. kr. findes for 2018 og frem.
For det andet er det målet, at organisationen arbejder hen mod en kultur, hvor effektivisering er en integreret del af den daglige opgavevaretagelse. Der skal i den forbindelse være et større fokus på effektive arbejdsgange, planlægning, organisering samt tværgående tænkning og idéudvikling samt ikke mindst investeringer.
Erfaringen med effektiviseringsarbejdet tyder på, at der med fordel kan foretages en række justeringer for at skabe større sikkerhed for, at målene nås. Det er vurderingen, at der er behov for, at der i højere grad fokuseres på at:
- Integrere effektiviseringsindsatsen i budgetopfølgningsprocessen mv.
- Forankre effektiviseringsarbejdet både organisatorisk og politisk i forhold til fagudvalgene
- Fokus på den tværgående indsats sikres
- Fokusere på en investeringstankegang.
Frem for at være en opgave, der foregår sideløbende med andre opgaver, skal effektivisering være en del af de daglige beslutninger og handlinger for at lykkes med opgaven. Det betyder, at der skal tænkes i effektiviseringsmål, når der:
- Budgetlægges
- Træffes beslutninger om faglige indsatser
- Foretages budgetopfølgning
- Købes ind
- Investeres mv.
Med effektiviseringsarbejdet hægtet op på udvalgenes løbende arbejde, herunder særligt budgetopfølgningerne, vil udvalgenes effektiviseringsarbejde blive en naturlig del i beslutninger om den daglige drift m.m., og dermed få det rette niveau af kvalitet i effektivitetsforslagene. Budget 2018 kører som hidtil, men for at få lagt god proces for budget 2019 indstilles allerede nu en ændret proces.
De enkelte udvalg får et måltal for hvor stort et beløb, de skal udarbejde effektiviseringsforslag til i budget 2019. Disse forslag skal udvalgene have udarbejdet senest den 1. juni 2018, hvorefter de indgår i budgetforhandlingerne som et samlet effektiviserings-/sparekatalog. På den måde ansvarliggøres udvalgene i det forberedende arbejde med at lave forslag, mens det fortsat er i regi af budgetforhandlingerne og dermed Kommunalbestyrelsen, der træffer beslutning, og derved fortsat kan foretage tværgående prioriteringer både af udgiftskrævende tiltag og af effektiviseringer.
Det enkelte fagudvalg skal, ved budgetopfølgningerne, sammenholde eventuelle budgetoverskridelser og beslutninger om nye initiativer med årets sparemål og som det første overveje, hvad der skal gøres for at imødegå overskridelsen. På denne måde bliver også løbende gevinster til en konkret del af effektviseringsarbejdet.
De konkrete forslag til udvalgenes drøftelser udarbejdes af de relevante centre på tværs af administrationen. I den forbindelse skal det understreges, at tværgående effektiviseringsindsatser skal prioriteres og koordineres mellem udvalgene. Der gøres status for effektiviseringsarbejdet ved hver budgetopfølgning, og første gang vil være ved første budgetopfølgning 2018.
For effektiviseringsarbejdet har der løbende været arbejdet med en struktur med seks forskellige effektiviseringstemaer, som stammer fra den politiske aftale for budget 2016.
De seks temaer er:
- Strukturelle ændringer - fx sammenlægninger af bygninger, rokadespor, frasalg af ejendomme, tværkommunale samarbejder
- Organisatoriske ændringer - fx centralisering/decentralisering af udvalgte jobfunktioner, sammenlægning af enheder/institutioner mv.
- Effektiviseringer - fx procesoptimering, energibesparelser, konkurrenceudsættelse, optimering af økonomistyring, bedre planlægning, digitalisering, automatisering, rekruttering og efteruddannelse
- Innovation - fx implementering af ny teknologi, fokus på sags- og arbejdsgange, regelforenkling
- Bedre sammenhæng mellem regnskab og budget - fx opfølgning på resultater, effekter, demografireguleringer, budgetgrundlag mv.
- Revurdering af serviceniveau og opgavebortfald - fx egenbetaling, åbningstider, kvalitetsstandarder, visitationspraksis mv.
Inden for ovenstående temaer skal effektiviseringsindsatserne omsættes til forslag ud fra nedenstående måltal, som er baseret på budgetandele fra nettodriftsbudgettet ved første budgetopfølgning 2017, for de effektiviseringer, som skal findes for 2019 og frem.
Udvalgsfordelte måltal baseret på budgetandel (i mio. kr.)
| Udvalg |
|
2019 |
|
2020 |
|
2021 |
| |
|
|
|
|
|
|
| Teknik- og Miljøudvalget |
|
1 |
|
1 |
|
1 |
| |
|
|
|
|
|
|
| Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget |
|
6 |
|
6 |
|
6 |
| |
|
|
|
|
|
|
| Børne- og Skoleudvalget |
|
12 |
|
12 |
|
12 |
| |
|
|
|
|
|
|
| Kultur- og Fritidsudvalget |
|
2 |
|
2 |
|
2 |
| |
|
|
|
|
|
|
| Social- og Sundhedsudvalget |
|
16 |
|
16 |
|
16 |
| |
|
|
|
|
|
|
| Økonomiudvalget |
|
4 |
|
4 |
|
4 |
| |
|
|
|
|
|
|
| I alt |
|
41 |
|
41 |
|
41 |
Opgaven fremadrettet bliver at konkretisere indsatserne for at kunne realisere effektiviseringsmålene. Dertil vil der løbende blive foreslået nye indsatser for at kunne realisere sparemålet. For mange af områderne gælder det, at indsatserne vil være af tværgående karakter og dermed berøre flere udvalgsområder. Dermed kan måltallene også ændre sig på tværs af udvalgene.
I arbejdet med at afdække effektiviseringer vil både udvalg, administration og høringsberettigede parter spille en vigtig rolle. Alle vil få en opgave i at byde ind med forslag. Administrationen vil dertil analysere, om der er tale om en effektivisering, og fagudvalgene skal i sidste ende beslutte, om der skal arbejdes videre med løsningen. Afrapportering af effektiviseringsarbejdet vil dermed følge budgetopfølgningerne med en status på allerede vedtagne indsatser og eventuel nye indsatser. Dette vil ske første gang fra og med tredje budgetopfølgning 2017.
