Sammendrag
Borgere, der anvender selvbetjeningsløsningen BorgerTip, har efter at have indberettet skader og problemer til Ballerup Kommune givet udtryk for, at ”systemet ikke fungerer”. På mødet gives en status for tippene og for de forbedringer, der er implementeret, samt en ny version af BorgerTip-appen demonstreres. Udvikling af BorgerTip forelægges til orientering.
Baggrund
En del borgere oplever, efter at have indgivet et tip, at få et autosvar og sidenhen beskeden "Afsluttet", uden at kunne se en relevant og oplysende tilbagemelding, som oplyser, hvad der er sket eller vil komme til at ske med tippet.
Sagsfremstilling
Bagved BorgerTip er et system, der fordeler opgaver og sikrer opgaveløsning på ca. 86 forskelligartede driftsopgaver. Et effektivt system kræver god kommunikation, strømlinede arbejdsgange, systemopsætning og teknisk udvikling af brugerfladen.
Siden BorgerTip-sagen sidst blev forelagt for Teknik- og Miljøudvalget, har administrationen forbedret de bagvedliggende systemer, arbejdsgange og tekster væsentligt. Derudover er der blevet ændret på BorgerTip-appens brugervenlighed. Bl.a. manglede der en tydelig "ny besked"-visning i appen, og brugerne ser derfor ikke administrationens uddybende svar om opgavens videre forløb. I stedet opleves blot, at sagen afsluttes uden forklaring.
En stor andel af BorgerTip handler om arealer, der ikke tilhører Ballerup Kommune, fx private hække eller private fællesveje. Her har kommunen myndighedsrollen overfor ejer med ansvar for at gribe ind med påbud om nødvendigt. Ejer har i disse sager ansvaret for fx selv at klippe hækken eller lappe hullet i den private fællesvej.
Myndighedsrollen kan være tids – og ressourcekrævende. I mange sager skal der, efter Ballerup Kommune er blevet bekendt med skaden/fejlen:
- Føres tilsyn, der skal bekræfte at skaden er der
- Uddeles postkort med henstilling om at fx at hækken bliver klippet
- Følges op af et tilsyn
- Følges op af et varsel om påbud
- Følges op med tilsyn
- Udstedes påbud
- Følges op med tilsyn
- Evt. i sidste instans udbedrer skaden/fejlen på jeres regning.
Denne proces kan udefra opleves som langsommelig administration, men sådan er arbejdsgangen, når lovgivningen skal følges, og der også i henhold til loven skal gives rimelige tidsfrister til de forskellige trin.
Til udvalgsmødet bedes Teknik- og Miljøudvalgets medlemmer medbringe tidligere indmeldte "tips". De udvalgte "tips" skal være kendetegnet ved oplevelsen af, at her virkede systemet ikke efter hensigten. Administrationen vil på selve udvalgsmødet så følge tipset i systemet, hvorved uhensigtsmæssigheder kan afdækkes.
Forbedringer siden sidst
Systemet er nu sat op med detaljerede geografiske områdetyper, således at opgavefordeling sker automatisk, og at der gives bedre autosvar på de forskellige typer tip.
Når borgertippet behandles, tages der stilling til, om skaden/fejlen skal rettes op straks, eller om opgaven skal indgå i driftsplanen for området. Det betyder, at opgaven ofte bliver løst senere, i forbindelse med den samlede planlagte vedligeholdelse på området fx ved renovering af vejstrækninger. Når opgaven er planlagt, afsluttes tippet med en uddybende forklaring om, hvad der kommer til at ske, og hvem der gør hvad, således at borgeren ved, at Ballerup Kommune tager hånd om det.
Et eksempel på en afsluttende forklaring er: ”Tak for dit tip. Skaden er lagt ind i planen for udbedring i 2017”.
På mødet i Teknik- og Miljøudvalget deltager afsnitsleder Sussi Kjær Andresen, specialkonsulent Lene Thystrup og skov- og landskabsingeniør Claus Winther under behandlingen af sagen.
