Overnatning

Overnatning i kommunens lokaler

Denne vejledning dækker overnatninger i forbindelse med mindre arrangementer (max 100 personer, 1 overnatning, 1 lokale). Har I et større arrangement, der kræver overnatning i flere lokaler og/eller over flere dage, skal I kontakte Center for Skoler, Institutioner og Kultur på kultur@balk.dk for nærmere information.

Ansøgningsskema i forbindelse med overnatning i kommunens lokaler: 

Foreningen skal:

Før godkendelse:

  • Tjekke om tiden er ledig til overnatning
  • Kontakte eventuelle foreninger, der er booket i den tid, hvor der skal overnattes og aftale aflysninger og sletning af tiden på Kulturportalen
  • Herefter book tiden til overnatning på Kulturportalen
  • Sende en ansøgning om overnatning i kommunens lokaler senest en måned før, til Center for Skoler, Institutioner og Kultur på kultur@balk.dk
  • Anmelde midlertidig overnatning til Beredskab Øst www.beros.dk – senest dagen før overnatning.

Efter godkendelse:

Når Center for Skoler, Institutioner og Kultur har modtaget ansøgning om overnatning og godkendt denne, skal foreningen senest fire uger før tage kontakt til skolens kontor (Skovlunde Gl. Skole og Måløv Ny hal kontakt kultur@balk.dk) og:

  • Aftale hvilke lokaler/hal mm. der skal anvendes
  • Evt. tage billeder af bordopstilling i klasselokaler mm.
  • Aftale forventninger til oprydning og udsmidning af affald
  • Modtage nøgler (ikke en nøglebrik) til lokaler/hal mm.
     

Center for Skoler, Institutioner og Kultur skal:

  • Tjekke om den forening, der skal overnatte, har booket tid på Kulturportalen
  • Når ansøgning om overnatning er godkendt, give skolens kontor besked på, at de bliver kontaktet af xxxxx (forening) vedr. overnatning
  • Såfremt foreningen ikke har nøglebrik skal denne bestilles
  • Give besked til foreningen om afhentning af nøglebrikker
  • Afmelde alarm hos Vagt & Sikring senest 14 dage før overnatning.

Efter overnatningen skal foreningen: 

  • Aflevere eventuelle udleverede nøgler til overnatningsstedets kontor
  • Aflevere eventuelle lånte nøglebrikker til Center for Skoler, Institutioner og Kultur

Foreningen skal:

  • Sende en ansøgning om overnatning i kommunens lokaler senest en måned før, til Center for Skoler, Institutioner og Kultur på kultur@balk.dk
  • Anmelde midlertidig overnatning til Beredskab Øst www.beros.dk – senest dagen før overnatning.

Center for Skoler, Institutioner og Kultur skal:

  • Afmelde alarm hos Vagt & Sikring senest 14 dage før overnatning.

Kontakt

Center for Skoler,
Institutioner og
Kultur

Kultur & Fritid
Tina Eckhaus

Hold-an Vej 7
2750 Ballerup

4477 3004

E-mail