Sammendrag
Formålet med denne sag er at orientere om fremdriften i projektet om implementering af it-kommunikationsplatformen Aula.
Erfaringerne med at bruge Aula som kommunikationskanal mellem forvaltning, skoler og forældre under COVID-19 er positive. Den samme digitaliseringsgrad har Ballerup Kommune ikke på dagtilbudsområdet, hvor der er brugt flere kanaler for at nå ud til alle forældre.
It-arkitekturen på dagtilbuds-og klubområdet er nu på plads, hvilket er en forudsætning for implementeringen af Aula. Den organisatoriske implementering af Aula på dagtilbudsområdet er startet op i august 2020. Adgang til Aula for klub medlemmer bliver ligeledes iværksat i andet halvår af 2020.
Baggrund
Baggrunden for denne sag er, at Kommunalbestyrelsen i Budgetaftale 2018-21 vedtog at afsætte 13,5 mio. kr. på anlægsrammen, over en 4-årig, periode til Aula. Baggrunden for at udvikle Aula er en fælles aftale mellem regeringen og KL fra 2014 om en digital lærings- og samarbejdsplatform for at løfte digitaliseringen af den danske folkeskole.
Aula blev taget i brug på skoler og fritidsordninger (BFO) i Ballerup Kommune i oktober 2019.
Sagsfremstilling
Erfaringer med Aula under COVID-19 nedlukning
Under COVID-19 nødpasning og nedlukning af skoler kommunikerede administrationen via Aula til forældre, elever og personale. Erfaringen er at kommunikationen var hurtig, stabil og blev modtaget og læst. Da statsministeren udmeldte nedlukning den 11. marts 2020, medførte det servernedbrud, idet Aula's serverkapacitet er tilpasset den normale "trafik" på platformen. Kombit fik hurtigt opskaleret serverkapaciteten. Styrelsen for IT og Læring (STIL) var i gang med at udskifte Unilogin nationalt, dette blev i løbet af 2 døgn sat i bero, men login (Unilogin) var ustabil på visse tidspunkter, bl.a. på grund af forsøg på hacking. Det nye login fra STIL giver fortsat udfordringer for lærere og elever, fordi der mangler struktur mellem STIL og kommunernes fælles løsninger.
Under COVID-19 nedlukningen blev det tydeligt at digitaliseringsgraden på børnehusene er meget forskellig. Der er mange forældre, der ikke bruger BørneIntra. Der blev derfor brugt forskellige metoder til at sikre, at alle forældre fik information om de omskiftelige retningslinjer under nedlukningen.
Ibrugtagning af "Komme Gå" modulet på BFO’erne
Udviklingen af funktionaliteten i Aula's afkrydsningsmodul "Komme Gå" er ved seneste opdatering af Aula af en sådan kvalitet, at administrationen og BFO'erne har besluttet at ibrugtage modulet. Forældrene vil efter efterårsferien skulle benyttet "Komme Gå" modulet, som er integreret i Aula.
Status for dagtilbud- og klubområdet
Forudsætningen for opstart af Aula på dagtilbudsområdet er, at it-arkitekturen nationalt og kommunalt er på plads. Der er blevet oprettet og ibrugtaget et helt nyt dagtilbudsregister, og nye administrative systemer til dagtilbud, for at personalet kan få personligt login (Unilogin). It-arkitekturen vil blive gennemgået under mødet.
Den organisatoriske implementering er startet op i august 2020. I implementeringen er der fokus på de 3 spor:
- Indholdet af kommunikation
- It- og data
- Uddannelse og kommunikation til slutbrugerne.
Forældrene til børn i dagtilbud vil komme på Aula distriktsvis i løbet af første kvartal 2021.
Klubmedarbejdere er på Aula. Muligheden for at børn og deres forældre kan få adgang til Aula er på plads sammen med it-arkitekturen for dagtilbud. Implementeringen vil blive foretaget distriktsvis hen over det kommende halve år.
På Digitaliserings- og Teknologiudvalgets møde deltager projektleder Kristine Kühn Hove Sporring fra Center for Skole, Institutioner og Kultur under behandlingen af punktet.