Sammendrag
Med baggrund i et politisk ønske om at knytte TAPETEN, Forenings- og Frivilligcenter (Tapeten) og Ballerup Idrætsby tættere sammen, foreslås en organisatorisk sammenlægning af de to institutioner, og at Ballerup Idrætsby overtager driften af Tapeten. Samtidig er der fokus på civilsamfundet, og arbejdet med frivillighed i organisationen. I dag varetages Ballerup Kommunes frivillighedsarbejde via Tapeten. Som en følge af ovennævnte forslag foreslås det videre, at opgaven med frivillighedsarbejdet flytter til rådhuset/hovedbiblioteket for at opkvalificere kommunens arbejde med civilsamfundet og frivillighedspolitikken og rykke det ind i byens centrum.
Baggrund
Der er i forbindelse med arbejdet med udviklingsplanen for Ballerup Idrætsby politisk udtrykt ønske om en tættere tilknytning mellem Tapeten og Ballerup Idrætsby.
Sagsfremstilling
I forbindelse med arbejdet med udviklingsplanen for Ballerup Idrætsby er der udtrykt ønske om en tættere tilknytning mellem Tapeten og Ballerup Idrætsby. Det foreslås derfor, at der sker en organisatorisk sammenlægning af de to institutioner, og at Ballerup Idrætsby overtager driften af Tapeten. Formålet med sammenlægningen er at skabe en stærk, samlet opgaveløsning i forhold til idrætsforeningerne på Tapeten og i Ballerup Idrætsby, herunder at skabe mulige synergieffekter for brugerne.
Foreningerne, der er anvist lokale eller blot benytter mødefaciliteterne, vil ikke blive påvirket af sammenlægningen. Ligeledes vil Lille og Store Sal på Tapeten bevare deres status som udlejningslokaler.
Civilsamfund og Frivillighedspolitik
Parallelt med sammenlægningssporet, arbejdes der ligeledes på realiseringen af en frivillighedspolitik jf. Budgetaftale 2019 (behandlet på Kultur- og Fritidsudvalgsmøde den 4. september 2018, punkt 9 og den 2. oktober 2018, punkt 2). Frivillighedspolitikken og -arbejdet er ambitiøst og vil påvirke hele organisationen i forhold til, hvordan borgere og civilsamfundet kan indtænkes i det daglige arbejde. Som en følge heraf foreslås videre, at frivillighedsopgaven, der i dag har base på Tapeten, flytter til rådhuset/hovedbiblioteket for at opkvalificere arbejdet med civilsamfundet/frivillighedspolitikken og rykke det ind i byens centrum.
Forslaget betyder, at civilsamfundsarbejdet/frivillighedsarbejdet, herunder § 18-ansøgninger og understøttelse af Frivilligsekretariatet i dets opgaver, fremover vil foregå fra rådhuset/hovedbiblioteket, så der på en og samme tid sikres et strategisk og vedvarende greb ind i organisationen og et koordinerende, nærværende og tydeligt fodaftryk “ude i byen” på biblioteket, hvorved frivillighedspolitikken, som forventes vedtaget i 2019, levendegøres. Ballerup Bibliotekerne arbejder - som de øvrige kulturinstitutioner - allerede med frivillighed og det er betragtningen, at ved at “pulje” ressourcerne, kan der skabes et fint miljø for frivillighed og en understøttelse af frivilligheden yderligere i Ballerup Kommune.
De frivillige sociale foreninger, der i dag benytter Tapeten til møder og andet, vil fortsat have adgang til Tapeten.
Møder og MED-system
Der har været afholdt en række møder om disse organisatoriske greb mellem kulturchefen, lederen af Tapeten, lederen af Ballerup Idrætsby og bibliotekschefen, ligesom der har været afholdt fællesmøder i denne personkreds. Ligeledes har der været afholdt møde med den relevante faglige organisation.
Endvidere har forslaget om sammenlægningen af de to institutioner og flytningen af frivillighedsopgaven fra Tapeten til rådhuset/hovedbiblioteket været sendt til høring i MED-udvalgene i Ballerup Idrætsby, på Ballerup Bibliotekerne og i Center for Skoler, Institutioner og Kultur.
MED-udvalgene udtaler følgende:
Ballerup Idrætsby:
"Ballerup Idrætsbys kerneopgave er at servicere idrætslivet og udvikle rammerne for idrætsaktiviteter. En overtagelse af driften af Tapeten ligger i naturlig forlængelse heraf. Sammenhængen mellem idrætsbyen og Tapeten er adresseret i udviklingsplanen for Ballerup Idrætsby, hvor synergi mellem anlæg og optimeret brug indgår som kernepunkter i udviklingsplanens temaer og principper. For at sikre den bedst mulige overgang er det positivt, at den tidligere leder for Tapeten bibeholdes i en overgangsperiode".
Ballerup Bibliotekerne:
"Muligheder
Dette vil give os nye muligheder og vi ser det som en forlængelse af det arbejde, vi allerede laver i dag. Der vil være mulighed for synergieffekt. Med denne konstruktion bygger vi videre op for at realisere kulturpolitikken og dermed skabe sammenhængskræft i byen.
Opmærksomhedspunkter
Det er vigtigt, at der sker en forventningsafstemmning med hensyn til de lokaler, vi kan stille til rådighed. Nyt bookingsystem er påkrævet hurtigst muligt. Vi vil lave et introforløb for medlemmer af Frivillighedssekretariatet og Frivillighedsrådet, som skal til at bruge biblioteket for at sikre, at de falder godt til i huset".
Center for Skoler, Institutioner og Kultur:
"MED-udvalget udtrykker opbakning til forslaget og glæder sig til samarbejdet".
Med baggrund heri, foreslår Center for Skoler, Institutioner og Kultur, at:
- Ballerup Idrætsby og Tapeten sammenlægges organisatorisk og Ballerup Idrætsby overtager driften/ansvaret for Tapeten.
- Frivillighedsopgaven flyttes fra Tapeten til rådhuset/hovedbiblioteket for at medvirke til at realisere, konsolidere og udvikle Ballerup Kommunes arbejde med borgerne/civilsamfundet/frivillighedspolitikken.
Brugerråd
Som en naturlig følge af den organisatoriske sammenlægning af Tapeten og Ballerup Idrætsby - såfremt forslaget følges - foreslår administrationen, at brugerrådet i Ballerup Idrætsby lægges sammen med brugerrådet på Tapeten. På baggrund af dette forslag foreslås det videre, at der overordnet kigges på brugerrådenes sammensætning i Ballerup Kommune, herunder den politiske deltagelse i brugerrådene. Der forelægges selvstændig sag om dette på Kultur- og Fritidsudvalgets møde den 27. november 2018.
Øvrige bemærkninger
Parallelt med det politiske ønske om at knytte Ballerup Idrætsby og Tapeten tættere sammen, er Tapeten i forbindelse med det samlede rådhusrokadespor blevet identificeret som ideel lokation for placering af enheden “Tilbudsservice” under Center for Arbejdsmarked. Rådhusrokadesporet har ingen konsekvenser for sammenlægningen mellem Ballerup Idrætspark og Tapeten. Det bemærkes i øvrigt, at det i forbindelse med denne indflytning er planen, at Frivillighedssekretariatet flytter fra Tapeten til hovedbiblioteket.