Sammendrag
Den nuværende partnerskabsaftale med Eventforce A/S udløber den 31. december 2015. Med henblik på at kvalificere den endelige beslutning om den fremtidige driftsform af Ballerup Super Arena, foreslås det, at der gennemføres en markedsdialog med relevante aktører på området.
Markedsdialogen skal danne grundlag for en senere beslutning om at gennemføre et udbud af driften af Ballerup Super Arena i eksternt regi, herunder opstilling af de udbudsbetingelser, der skal til for at realisere kommunens ønsker til Ballerup Super Arena som et multifunktionelt, idrætsligt og kulturelt fyrtårn.
Baggrund
Igennem 2013 og 2014 er den fremtidige strategi for Ballerup Super Arena blevet behandlet i Kommunalbestyrelsen. Senest har Kommunalbestyrelsen på møde den 26. august 2013, punkt 26, bl.a. truffet beslutning om, at den nuværende aftale med Event Force ikke forlænges efter udløb den 1. januar 2015, og at der ske en kvalificering af udbudsbetingelser, der kan realisere kommunens ønsker til Ballerup Super Arena.
Sagsfremstilling
For at kvalificere den endelige beslutning om den fremtidige driftsform af Ballerup Super Arena, foreslås det, at der gennemføres en markedsdialog med relevante aktører på området.
Udgangspunktet for markedsdialogen (jævnfør bilag 2 - markedsdialog) og den fremtidige driftsform er, at den skal understøtte Ballerup Kommunes overordnede vision for Ballerup Super Arena, som er følgende:
- Ballerup Super Arena skal være et idrætsligt og kulturelt fyrtårn for Ballerup Kommune gennem værtskab for begivenheder på højeste internationale niveau.
- Ballerup Super Arena skal give borgerne mulighed for på nærmeste hold at opleve store idræts- og kulturbegivenheder.
- Ballerup Super Arena skal danne rammen om flest mulige, lokalt forankrede aktiviteter, herunder ikke mindst foreningsidræt og skole- og institutions aktiviteter.
- Ballerup Super Arena skal være nationalt elitecenter for cykelsporten og hermed skabe grundlag for resultater i verdensklasse.
Forudsætningen er, at Ballerup Super Arena skal drives inden for den økonomiske ramme, der eksisterer i dag. Udgangspunktet for valget af den fremtidige driftsstrategi og - model for Ballerup Super Arena - er, at den er i overensstemmelse med og understøtter visionen for Ballerup Super Arena.
Endvidere har udgangspunktet været, at der som led i forberedelsen af den endelige beslutning om fremtidig driftsform skal etableres et grundlag for gennemførelse af et udbud af opgaven. Endelig skal der foreligge en analyse af et muligt kommunalt alternativ til et udbud af opgaven, når udvalget senere skal træffe beslutning om den fremtidige driftsform.
Et udbud af opgaven vil skulle gennemføres som et EU-udbud. Det forventes, at et EU-udbud kan tage op til seks måneder at gennemføre iberegnet planlægning, gennemførelse, beslutning om kontrakttildeling samt indgåelse af endelig kontrakt (se bilag 3 udbudstidsplan).
Dette betyder, at en ny kontrakt tidligst kan komme på plads i andet kvartal 2015. Dermed har den eksisterende leverandør, for så vidt, at denne ikke fortsætter, ca. seks måneder til at afvikle sit engagement. Det vurderes i lyset af andre lignende kontrakter på markedet at være tilstrækkeligt.
Der er foretaget en interessentanalyse, der har identificeret de mest relevante markedsaktører (kommercielle såvel som ikke-kommercielle), der kan indgå i en markedsdialog, (se bilag 2 markedsdialog). Markedsdialogen gennemføres på denne baggrund med relevante markedsaktører (proces og indhold af markedsdialogen er beskrevet i bilag 2 (markedsdialog).
Efter markedsdialogen foretages en opsamling af viden og erfaringer, som inddrages i en analyse af fordele og ulemper ved at gennemføre et EU-udbud, som vil betyde en fortsat ekstern opgavevaretagelse. Viden og erfaringer vil også danne grundlag for at vurdere eventuelle andre driftsmodeller, som ikke indebærer et udbud (se bilag 4, som opsummerer fordele og ulemper ved forskellige modeller).
Forudsætningen for alle Ballerup Super Arena-driftsmodellerne er, at de skal drives inden for den økonomiske ramme, der eksisterer i dag. I den forbindelse har en rapport og intern undersøgelse belyst tre forskellige driftsmodeller og analyseret fordele og ulemper ved hver af dem. Kun model 1 indebærer gennemførsel af et EU-udbud:
|
Driftsmodeller
|
Facility management
|
Event management
|
- Den eksisterende model med ekstern varetagelse af både facility- og eventmanagement
|
Ekstern (leverandør)
|
Ekstern (leverandør)
|
- Intern driftsmodel med målrettede og udvalgte eksterne koncessioner på eventvaretagelse.
|
Intern (Ballerup Kommune)
|
Ekstern (koncessioner)
|
- Intern driftsmodel som alene indebærer "facility management".
|
Intern (Ballerup Kommune)
|
Intern (Ballerup Kommune)
|
Af præsentationen i bilag 4 (driftsmodeller) fremgår det, at der både er fordele og ulemper ved hver af de tre modeller.
Markedsdialogen vil bidrage til en afklaring af den fremtidige strategi og driftsmodel for Ballerup Super Arena.
