Konsulentfirmaet BDO har på vegne af Kommunalbestyrelsen gennemført uanmeldte faglige tilsynsbesøg på samtlige plejecentre. Det uanmeldte faglige tilsynsbesøg tager udgangspunkt i en helhedsvurdering af plejecentret med fokus på sundhedsfaglig dokumentation, velfærdsteknologi og træningsfaciliteter, personlig pleje, praktisk hjælp, mad og måltider, rehabilitering, omgangsform og sprogbrug, aktiviteter og eventuelle frivillige indsatser, bemanding og personalesituation, medarbejderkompetencer og udvikling.
Tilsynet undersøger, hvordan forholdene i plejecentrene er, herunder hvordan man lokalt lykkes med at implementere de forskellige udviklingstiltag, der løbende igangsættes. Udfra dette anbefaler de, hvor der er forbedringsmuligheder.
Som konsekvens af den nye ledelsesstruktur, hvor plejecentrene er inddelt i distrikter, vil afrapporteringen af de uanmeldte faglige tilsynsbesøg fremadrettet ske således, at der vil være en sag pr. distrikt og ikke som før en pr. plejecenter. Dette forenkler ledelsesopgaven, da opfølgningspunkterne for plejecentrene ligner hinanden meget. Samtidig vil den tværgående opfølgning og læring mellem plejecentrene i distrikterne blive synliggjort.
BDO har været på uanmeldt fagligt tilsynsbesøg på Plejecenter Toftehaven den 27. januar 2016 og på Plejecenter Sønderhaven den 5. februar 2016. Helt overordnet vurderer tilsynet, at Toftehaven er et plejecenter med mindre tilfredsstillende forhold og Sønderhaven er et plejecenter med gode og tilfredsstillende forhold, men har anbefalinger til følgende fokusområder:
Plejecenter Toftehaven:
Anbefaler, at der i forhold til ledelsessituationen iværksættes en indsats hurtigst muligt (det er der taget hånd om).
Anbefaler, at der arbejdes med Ballerup Kommunes værdisæt således, at medarbejderne erhverver en fælles forståelse for, hvorledes disse omsættes i hverdagen, plejen og mødet med beboerne. Desuden anbefales det, at der sættes fokus på arbejdsmiljøet mellem vagterne, og at det italesættes, hvorledes "tonen" på plejecentret ønskes.
Anbefaler, at plejecentret udarbejder en vejledning til udarbejdelse af døgnplejeplaner og detaljeret beskriver, hvad der skal være indeholdt i disse.
Anbefaler, at plejecentret underviser og oplærer medarbejderne i, hvorledes døgnplejeplaner udarbejdes, således at der sikres korrekt dokumentation af plejen og omsorgen for alle beboere.
Anbefaler, at plejecentret finder frem til en fælles holdning/forventning til, hvilke teknologiske hjælpemidler, der skal anvendes i hverdagen på plejecentret.
Anbefaler, at ledelsen har fokus på, at det faglige niveau og overblik over beboernes plejebehov/observationer ikke er ensartet på alle afdelinger.
Anbefaler, at en bedre udnyttelse af medarbejderressourcerne inden for rengøringen bør iværksættes, således at fællesarealerne fremstår rene.
Anbefaler, at plejecentret får udarbejdet en mere struktureret plan for aktiviteterne i hverdagen samt får etableret et samarbejde med træningsassistenterne.
Anbefaler, at ledelsen sikrer, at specielt de nyansatte medarbejderes kompetencer styrkes, og at den enkelte medarbejder får tilbudt en medarbejderudviklingssamtale årligt.
Plejecenter Sønderhaven:
Anbefaler, at plejecentret underviser og oplærer medarbejderne i, hvorledes plejeplaner udarbejdes, således at der sikres korrekt dokumentation af plejen og omsorgen for alle beboere. Tilsynet anbefaler herunder, at plejecentret udarbejder en vejledning til udarbejdelse af plejeplaner og detaljeret beskriver, hvad der skal være indeholdt i disse.
Anbefaler, at plejecentret implementerer en systematisk og løbende egenkontrol af den sundhedsfaglige dokumentation i omsorgssystemet.
Anbefaler, at der igangsættes initiativer, således at alle medarbejdere bevidstgøres om arbejdsgange i forhold til anskaffelse af hjælpemidler og får øget opmærksomhed på brugen af plejecentrets ressourcepersoner på området.
Anbefaler, at den hverdagsrehabiliterende tilgang i forhold til praktiske opgaver i og uden for hjemmet italesættes over for medarbejderne på en konkret afdeling, således at det sikres, at beboerne også på denne afdeling medinddrages i forhold hertil.
Anbefaler, at plejecentret arbejder med at formidle dagens aktiviteter og menu, således at beboerne og medarbejderne på en hurtig og tilgængelig måde kan orientere sig på dette område.
På baggrund af BDO's samlede anbefalinger til Ballerup Kommunens syv plejecentre vedr. forbedringer af kvaliteten på de enkelte centre, er der nu udpeget fem temaer, der kan give læring på tværs af plejecentrene:
Sundhedsfaglig dokumentation
Alle plejecentrene har fået anbefalinger til at forbedre områder indenfor dokumentation. Tværgående i Ballerup Kommune er der igangværende forbedringsindsatser på området. Bl.a. har alle sygeplejersker og social- og sundhedsassistenter, der var ansat i 2015, været på et todages kursus i sundhedsfaglig og sygeplejefaglig dokumentation. Der er endvidere udarbejdet vejledninger om sygeplejefaglig dokumentation, ligesom vejledningskatalog (CARE-kataloget) er ved at blive opdateret i forhold til ændringerne i dokumentationspraksis. De lokale CARE-grupper arbejder tværgående med kvalitetsforbedringer.
I juni 2016 vil en tværgående sygeplejefaglig konsulent blive ansat, hvis primær opgave er at stå i spidsen for opkvalificering af personalets sygeplejefaglige dokumentationskompetencer. Konsulenten vil være tilknyttet Center for Social og Sundhed ved afsnittet Support og Udvikling på Ballerup Rådhus, men vil have sin daglige gang på kommunens plejecentre og hjemmepleje.
Det vurderes, at for at få løftet kvaliteten til et højt og robust niveau, skal der ledelsesmæssig viden og understøttelse til på de lokale enheder, afsnit og afdelinger. Det er en vigtig pointe, at særligt mellemledergruppen skal være klædt på til at varetage de understøttende opgaver.
Aktiviteter
Fem plejecentre har fået anbefalinger omkring aktiviteter. Ballerup Kommune kan med fordel udarbejde en vejledning, der beskriver den fælles tilgang og holdning til aktiviteter, der som minimum skal tilbydes på kommunens plejecentre. Vejledningen skal også beskrive ansvars- og rollefordeling.
Mad og måltider
Fire plejecentre har fået anbefalinger i forhold til at forbedre måltidsoplevelsen for borgerne. Borgerne skal medinddrages. Medarbejderne har brug for en ansvars- og rollefordeling. Det kræver ledelsesmæssig understøttelse og viden om ernæring, måltider og medinddragelse (fx hverdagsrehabilitering).
Hverdagsrehabilitering
Tre plejecentre har fået anbefalinger i forhold til at forbedre forholdene omkring hverdagsrehabilitering. Indsatserne, der er igangsat fra Ballerup Kommunes side, skal italesættes og forankres lokalt via de lokale ledere. Organisationen er i gang med en stor kulturforandring, hvor projektlederen for rehabilitering er i front. Igen kræver det, at mellemlederne har et godt fundamentalt kendskab til og viden om rehabilitering for at kunne understøtte implementering i dagligdagen.
I løbet af 2015-2016 er 140 ledere og medarbejdere kompetenceudviklet indenfor rehabilitering. Målsætningerne for rehabiliteringen er fx, at træningsassistenter og medarbejdere skal samarbejde mere, bl.a. ud fra spørgsmålet: Hvad er vigtigt for dig?
Rengøring - primært hjælpemidler
Tre plejecentre har fået anbefalinger i forhold til at forbedre forholdene omkring rengøring, to af dem primært rengøring af hjælpemidler. Der kan med fordel tages ledelsesmæssigt stilling til, hvor ofte hjælpemidler skal rengøres, ligesom der skal stilles krav om, at der foreligger en plan med ansvarsfordeling for rengøringen på de enkelte centre. Et plejecenter har en ny metode, der har vist sig at være hurtig og effektiv. Denne metode vil de andre plejecentre tage til sig.
Implementering af forbedringstankegangen og metoder
Som et helt nyt tiltag vil gruppen af plejecenterledere og mellemledere i løbet af efteråret 2016 opstarte undervisning i forbedringsarbejde, og de metoder der ligger til grund for forbedringsarbejde. Formålet med forbedringsarbejde er at skabe synlige, varige og målbare resultater ved at tydeliggøre mål og proces samt styre efter relevante og hyppige data.
Forbedringsarbejdet vil både foregå på tværs af centrene samt lokalt, alt efter om det giver mening. I de fem ovenstående temaer vil der iværksættes tværgående handlinger for at imødekomme kravene. Endvidere vil hvert plejecenter arbejde videre med metoden indenfor deres lokale handleplaner. Risiko- og kvalitetskonsulent vil understøtte, undervise og vejlede ledergruppen i dette arbejde.
Efter tilsynsbesøgene har ledelsen udarbejdet en fælles handleplan for Plejecenter Toftehaven og Plejecenter Sønderhaven. Ballerup Kommunes risiko- og kvalitetskonsulent har været med i arbejdet for at kvalitetssikre handleplanen bl.a. med henblik på at målrette den til forbedringstankegangen.
