Aula i klubben
Kom godt i gang med Aula i klubben
-
Aula er navnet på den samlede IT-platform for kommunale dagtilbud, skoler og klubber.
Navnet 'aula' er inspireret af betegnelsen for en forsamlingssal, som er et mødested eller et samlingsrum, som forbinder andre rum.
Når man bliver medlem af klubben, så følger klubbernes Aula også med.
Hvorfor har vi Aula i klubben?
I Aula på klubberne får du først og fremmest en sikker og brugervenlig adgang til informationen mellem klub og hjem.
Aula er med til at sikre:
- at alle medlemmer kan være med i klubbens online fællesskab
- at man altid ved, hvor man kan finde information om de aktiviteter og arrangementer klubben afholder
- at man undgår digital mobning på klubbens platform
- at man har en digital platform, hvor der er tryghed og tillid
Hvem kan bruge Aula?
Aula i klubberne kan bruges af både personale, forældre og medlemmerne i klubben.
-
Sådan logger du på Aula app’en
- Hent Aula app’en der hvor du normalt henter dine app's.
- Er du forælder skal du se efter app’en med det blå logo, der hedder ’Aula Forældre’
- Er du medlem skal du vælge app'en for Aula.
- På app’en logger du på ved hjælp af dit NemID første gang.
- Derefter skal du oprette en 6-cifret kode og/eller bruge touch ID (fingeraftryk).
Sådan finder du din klub i Aula
- Log ind på Aula app'en
- Vælg 'klub' i højre hjørne
- Du kan nu se de ting, der har med din klub at gøre
VIDEO: Sådan logger du på Aula app'en
Sådan logger du på aula.dk
- Gå til aula.dk (virker ikke på Explorer).
- Du kan logge ind med NemID, eller du kan bruge dit UNI-Login, hvis du har sådan et, fordi du har børn i skole.
- Hvis du gerne vil logge ind med UNI-Login, så kan du oprette et UNI-Login her: www.mitunilogin.dk
Husk første gang:
- Godkend Aulas datapolitik.
- Slå notifikationer til i din klubprofil, så du kan se, når der kommer opslag og beskeder om, hvad der sker i klubben.
- Tjek dine kontaktinformationer som fx adresse og telefonnummer.
- Tag stilling til fotosamtykke. Det vil sige til visning af fotos af dine børn i Aula og deling af dine kontaktoplysninger med andre forældre i Aula.
-
Aula har sin egen hjemmeside på aulainfo.dk
Her finder du videovejledninger og klassiske trin-for-trin guides til Aula, hvis du ikke har brugt det før.
Video-guides til Aula app'en
Der er lavet en række video-guides til Aula, som viser hvordan Aula fungerer på en app.
Her kan du blandt andet se, hvordan du:
- logger ind
- skriver beskeder
- bruger kalenderen
- ser opslag
Se videoguides til Aula app'en på dansk her
Trin-for-Trin guides til Aula app'en og aula.dk
På aulainfo finder ud også klassiske trin-for-trin vejledninger.
Her kan du blandt andet se, hvordan du:
- logger ind på app'en
- logger ind via en browser
- tilpasser notifikationsindstillinger
- indmelder ferie
Se alle Trin-for-trin guides her
Svar på de typiske spørgsmål
Du finder en oversigt over svar på de mest stillede spørgsmål til Aula her.
-
I Ballerup Kommune mener vi, at samarbejde mellem forældre og dagtilbud/BFO/skole/klub skaber værdi for udvikling af børn og unges kundskaber og færdigheder.
Samarbejde sker på mange måder: Gennem dialog, møder, fælles arrangementer og digital kommunikation. Aula omhandler den digitale kommunikation.
Det er altid godt at være opmærksom på hvilken samarbejdsform, der vil fungere bedst, i en given situation. Fx er en digital kommunikationsplatform som Aula ikke velegnet til at udrede uenigheder eller til at debattere.
Digital kommunikation er til gengæld velegnet til beskeder, planlægning, information og invitation til dialog og samvær.
Den gode brug af Aula
For at sikre den gode tone på Aula, er der udarbejdet tre principper for den digitale kommunikation på platformen.
Princip nr. 1: Kommunikation på Aula skal foregå i en god tone.
Det betyder, at man skriver i en god tone til hinanden, uanset om man er medlem, forælder eller medarbejder.
Oplever man, at nogen har skrevet i en ubehagelig tone, anbefaler vi altid, at man i første omgang påpeger over for afsender, hvis kommunikationen er gået skævt og man ikke længere mener, at der er ”en god tone”.
Aula har indbygget en funktion, hvor det er muligt at anmelde kommunikation, der ikke lever op til principperne. Det er i sidste ende klubbens ledelse der vurderer og håndterer sådanne anmeldelser.
Hvis man som bruger i høj grad og gentagende gange er grænseoverskridende, truende, nedværdigende i sin kommunikation, kan man i yderste konsekvens blive udelukket fra Aula af klublederen.
Princip nr. 2: Aula bruges til kommunikation der er relevant i forhold til trivsel, læring og samarbejde. Kommunikationen skal understøtte klubbens formål, værdier og retningslinjer.
Det betyder, at indholdet der kommunikeres på Aula, skal understøtte klubbens formål, politikker og værdier. Det betyder samtidig, at Aula ikke må bruges til kommercielle formål.
Det betyder også, at hvis andre end medlemmer, medarbejdere og forældre ønsker at kommunikere via Aula, skal det godkendes af forvaltningen ud fra en vurdering af, om det menes at bidrage til barnets daglige liv.
Princip nr. 3: Dagtilbuddet kan udarbejde lokale retningslinjer og principper inden for fællesnævnerne for brugen af Aula i Ballerup.
Det betyder at bestyrelse og leder kan sætte yderligere principper eller retningslinjer op for brugen af Aula.
-
Hvis dit log-in til Aula driller, selvom du har set vejledninger på denne side under login, er du velkommen til at spørge personalet eller lederen i klubben.
De har mulighed for at sende dit spørgsmål videre til deres support, hvis de ikke selv kan løse det.
Hvem kan hjælpe mig med MitID?
Hvis du har brug for hjælp med dit MitID, så skal du kontakte Borgerservice på rådhuset.
Der er også hjælp at hente hos Borger.dk på deres hjemmeside
-
Næsten alle kommunale dagtilbud, folkeskoler, BFO'er og klubber i Danmark kommer til at bruge Aula. Men det er op til den enkelte kommune at lave retningslinjer for, hvordan Aula skal bruges i deres kommune.
Sådan bruger vi Aula for klubberne i Ballerup kommune
Beskeder:
- Vi bruger beskeder, når vi inviterer til svar. Beskeder er til én eller få modtagere.
- Vi bruger fællespostkassen til at modtage beskeder. Personalet skiftes til at svare på beskeder fra fællespostkassen.
Opslag:
- Det er kun personalet, der kan lave opslag.
- Vi bruger opslag i 'Overblikket', til at gøre opmærksom på og informere om de aktiviteter, klubben står for.
Kalender:
- Vi bruger kalenderen til at informere om nogle af de arrangementer og aktiviteter som klubben afholder i løbet af året.
- Vi bruger Institutionskalenderen til alle personalemøder
Komme/Gå:
- Fra maj 2022 skal medlemmer der går i 3. klasse, bruge Komme/gå-modulet til selv at tjekke ind og ud af klub.
- Fra 2023 gælder det både 3. og 4. klasserne.
Filer:
- Vi bruger filer til dokumenter fx i form af:
- Dokumentation i forhold til den unge.
- Tværgående samarbejde, PPR, Sundhedsplejen, BFO’er.
- Referater fra klubmøder, personalemøder o.l.
Galleri:
- I galleriet kan du se billeder der dokumenterer det pædagogiske arbejde fx. fra de aktiviteter og arrangementer, som klubben har afholdt
- Der kan linkes til billedalbums i opslag.
- Aula er en lukket platform, som er med til at sikre, at vi kan passe på billederne af medlemmerne.
-
Samtykke til brug af billeder i Aula
Man skal ikke give samtykke til, at fotos, videoer og lydfiler bliver gemt og delt i Aula. Det gælder både portrætfotos og andre typer af billeder, som indeholder personer.
Det skyldes, at Datatilsynet har vurderet, at det er væsentligt for skolerne og dagtilbuddenes arbejde, at der kan deles billeder, og at der derfor ikke er behov for et samtykke til at gøre dette.
Billeder i Aula skal understøtte kerneopgaverne
Det pædagogiske personale må dele billeder med følgende formål for øje:
- Som et led i undervisningen/den pædagogiske aktivitet
- I kommunikationen til forældre, børn og unge
- For at fremme og dokumentere trivsel, læring og fællesskaber
Personalet vil kun uploade billeder af børn/elever med mindst ét af ovenstående formål for øje.
Sletning af billeder i Aula
De billeder, der er blevet lagt i ’opslag’, vil blive slettet ved hver sommerferie.
Billeder i ’galleri’ vil blive slettet i forbindelse med skift mellem afdelinger (fx indskoling, mellemtrin og udskoling), eller når der ikke længere er et formål med at have billederne.
Hvis du opdager billeder på Aula, som du ikke ønsker skal gemmes eller deles, kan du anmelde de pågældende billeder i Aula.
-
Hvis du tager billeder ved sommerafslutninger, julesammenkomster eller andre arrangementer, hvor du er inviteret på besøg i dit barns dagtilbud, skole eller klub, gælder følgende regler i Ballerup Kommune:
- Billeder hvor kun dit eget barn optræder på, har du som voksen/værge selv råderet over. Du bestemmer altså selv, i hvilket omfang du tager og deler billeder af dit eget barn.
NB! Hvis du har tænkt dig at dele et billede af dit barn, bør du altid spørge, om dit barn også synes, at det er en god idé. Også selvom billedet ’bare’ deles i et privat eller lukket netværk. Se bl.a. denne video fra Børns Vilkår om deling af billeder af eget barn, eller tag et kig på deres hjemmeside, hvor de har samlet nogle overvejelser omkring kunsten at dele. - Du er velkommen til at tage billeder ved arrangementer, også hvor der optræder andre børn og voksne, så længe billederne ikke deles med andre eller på sociale platforme.
- Hvis du har taget billeder, hvor andres børn optræder, må du beholde dem på din egen enhed, men du må IKKE dele dem med andre.
Ovenstående gælder også for billeder, der er lagt op på kommunens platforme, herunder Aula.
- Billeder hvor kun dit eget barn optræder på, har du som voksen/værge selv råderet over. Du bestemmer altså selv, i hvilket omfang du tager og deler billeder af dit eget barn.
-
Her kan du læse, hvordan Ballerup Kommune efterlever reglerne om datasikkerhed og GDPR i Aula.
Formål med behandling af personoplysninger
I Aula behandler vi personoplysninger til følgende formål:
Klub:
- Klub/hjem-samarbejde og kommunikation mellem forældre, klub og relevante samarbejdsparter, fx sundhedsplejen og PPR (Pædagogisk Psykologisk Rådgivning).
- Kommunikation mellem forældre, den unge og relevante samarbejdsparter, fx sundhedsplejen og PPR (Pædagogisk Psykologisk Rådgivning)
Grundlag for behandling og kategorier af personoplysninger
I Aula behandler vi dine oplysninger med respekt for fortrolighed, sikkerhed og for dit privatliv. Ballerup kommune er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.
Grundlaget for behandling af dine oplysninger kan findes i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e (myndighedsopgave), artikel 9, stk. 2, litra b, folkeskolelovens § 40 og dagtilbudsloven. For behandlingen af CPR.nr. er vores hjemmel databeskyttelseslovens § 11. Vi behandler personoplysninger om dig i kategorien almindelige personoplysninger, CPR-nummer og følsomme personoplysninger. Fx helbredsoplysninger om den unge.
Vi videregiver dine personoplysninger til andre relevante myndigheder eller samarbejdspartnere med et legitimt formål, fx tandplejen og sundhedsplejen.
Leverandøren af Aula har udarbejdet en række dataetiske regelsæt. I Aulas dataetik kan du læse om begrænsningerne for deling af data, og hvordan leverandører til Aula skal sikre beskyttelsen af brugernes data og forpligter sig til ikke at udnytte informationer i Aula kommercielt.
Opbevaring af personoplysninger
Oplysninger der opbevares og behandles i Aula og de bagvedliggende systemer, er en del af vores journaliseringspligt. Når der indhentes personoplysninger og disse gemmes i forbindelse med arbejdet, er der forskellige retningslinjer for, hvor længe oplysninger gemmes. Som udgangspunkt slettes data 15 måneder efter, at den unge er stoppet medmindre andet følger af gældende lovgivning.
Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af personoplysninger om dig og dit barn, som du til enhver tid kan gøre gældende. Du har følgende rettigheder:
- Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
- Ret til berigtigelse (rettelse)
- Ret til sletning
- Ret til begrænsning af behandling
- Ret til indsigelse
Retten til sletning, begrænsning af behandling og indsigelse kan kun ske i det omfang, at det ikke er i modstrid med anden lovgivning.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
Kontaktoplysninger
Ballerup kommune er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger. Vores kontaktoplysninger er:
Ballerup kommune
Hold-An Vej 7
2750 Ballerup
CVR 58271713
Telefon 4477 2000
Skriv en sikker mail til Ballerup kommune her
Kontakt DPO’en
Hvis du har spørgsmål til databeskyttelsesforordningen, hvordan Ballerup Kommune passer på dine persondata, eller oplever, at der ikke passes godt nok på dine persondata i kommunen, kan du henvende dig til vores databeskyttelsesrådgiver, DPO'en. Brug denne formular, som er en sikker forbindelse DPO'en, eller ring på telefon: 4477 1907.
Du kan også sende et almindeligt brev til DPO’en:
Ballerup Rådhus
DPO
Hold-an Vej 7
2750 Ballerup
Klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på.
Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger her -
Der er lavet trin-for-trin guides til Aula på andre sprog.
FileFileFileFileFile
