Aula i klubben
Kom godt i gang med Aula i klubben
-
Aula er navnet på den samlede IT-platform for kommunale dagtilbud, skoler og klubber.
Navnet 'aula' er inspireret af betegnelsen for en forsamlingssal, som er et mødested eller et samlingsrum, som forbinder andre rum.
Når man bliver medlem af klubben, så følger klubbernes Aula også med.
Hvorfor har vi Aula i klubben?
I Aula på klubberne får du først og fremmest en sikker og brugervenlig adgang til informationen mellem klub og hjem.
Aula er med til at sikre:
- at alle medlemmer kan være med i klubbens online fællesskab
- at man altid ved, hvor man kan finde information om de aktiviteter og arrangementer klubben afholder
- at man undgår digital mobning på klubbens platform
- at man har en digital platform, hvor der er tryghed og tillid
Hvem kan bruge Aula?
Aula i klubberne kan bruges af både personale, forældre og medlemmerne i klubben.
-
Sådan logger du på Aula app’en
- Hent Aula app’en der hvor du normalt henter dine app's.
- Er du forælder skal du se efter app’en med det blå logo, der hedder ’Aula Forældre’
- Er du medlem skal du vælge app'en for Aula.
- På app’en logger du på ved hjælp af dit NemID første gang.
- Derefter skal du oprette en 6-cifret kode og/eller bruge touch ID (fingeraftryk).
Sådan finder du din klub i Aula
- Log ind på Aula app'en
- Vælg 'klub' i højre hjørne
- Du kan nu se de ting, der har med din klub at gøre
VIDEO: Sådan logger du på Aula app'en
Sådan logger du på aula.dk
- Gå til aula.dk (virker ikke på Explorer).
- Du kan logge ind med NemID, eller du kan bruge dit UNI-Login, hvis du har sådan et, fordi du har børn i skole.
- Hvis du gerne vil logge ind med UNI-Login, så kan du oprette et UNI-Login her: www.mitunilogin.dk
Husk første gang:
- Godkend Aulas datapolitik.
- Slå notifikationer til i din klubprofil, så du kan se, når der kommer opslag og beskeder om, hvad der sker i klubben.
- Tjek dine kontaktinformationer som fx adresse og telefonnummer.
- Tag stilling til fotosamtykke. Det vil sige til visning af fotos af dine børn i Aula og deling af dine kontaktoplysninger med andre forældre i Aula.
-
Aula har sin egen hjemmeside på aulainfo.dk
Her finder du videovejledninger og klassiske trin-for-trin guides til Aula, hvis du ikke har brugt det før.
Video-guides til Aula app'en
Der er lavet en række video-guides til Aula, som viser hvordan Aula fungerer på en app.
Her kan du blandt andet se, hvordan du:
- logger ind
- skriver beskeder
- bruger kalenderen
- ser opslag
Se videoguides til Aula app'en på dansk her
Trin-for-Trin guides til Aula app'en og aula.dk
På aulainfo finder ud også klassiske trin-for-trin vejledninger.
Her kan du blandt andet se, hvordan du:
- logger ind på app'en
- logger ind via en browser
- tilpasser notifikationsindstillinger
- indmelder ferie
Se alle Trin-for-trin guides her
Svar på de typiske spørgsmål
Du finder en oversigt over svar på de mest stillede spørgsmål til Aula her.
-
Hvis dit log-in til Aula driller, selvom du har set vejledninger på denne side under login, er du velkommen til at spørge personalet eller lederen i klubben.
De har mulighed for at sende dit spørgsmål videre til deres support, hvis de ikke selv kan løse det.
Hvem kan hjælpe mig med NemID?
Hvis du har brug for hjælp med dit NemID, så skal du kontakte Borgerservice på rådhuset.
Der er også hjælp at hente hos Borger.dk på deres hjemmeside
-
Næsten alle kommunale dagtilbud, folkeskoler, BFO'er og klubber i Danmark kommer til at bruge Aula. Men det er op til den enkelte kommune at lave retningslinjer for, hvordan Aula skal bruges i deres kommune.
Sådan bruger vi Aula for klubberne i Ballerup kommune
Beskeder:
- Vi bruger beskeder, når vi inviterer til svar. Beskeder er til én eller få modtagere.
- Vi bruger fællespostkassen til at modtage beskeder. Personalet skiftes til at svare på beskeder fra fællespostkassen.
Opslag:
- Det er kun personalet, der kan lave opslag.
- Vi bruger opslag i 'Overblikket', til at gøre opmærksom på og informere om de aktiviteter, klubben står for.
Kalender:
- Vi bruger kalenderen til at informere om nogle af de arrangementer og aktiviteter som klubben afholder i løbet af året.
- Vi bruger Institutionskalenderen til alle personalemøder
Komme/Gå:
- Fra maj 2022 skal medlemmer der går i 3. klasse, bruge Komme/gå-modulet til selv at tjekke ind og ud af klub.
- Fra 2023 gælder det både 3. og 4. klasserne.
Filer:
- Vi bruger filer til dokumenter fx i form af:
- Dokumentation i forhold til den unge.
- Tværgående samarbejde, PPR, Sundhedsplejen, BFO’er.
- Referater fra klubmøder, personalemøder o.l.
Galleri:
- I galleriet kan du se billeder der dokumenterer det pædagogiske arbejde fx. fra de aktiviteter og arrangementer, som klubben har afholdt
- Der kan linkes til billedalbums i opslag.
- Aula er en lukket platform, som er med til at sikre, at vi kan passe på billederne af medlemmerne.
-
Billeder i Aula skal understøtte kerneopgaverne
Det pædagogiske personale må dele billeder med følgende formål for øje:
- Som et led i undervisningen/den pædagogiske aktivitet
- I kommunikationen til forældre, børn og unge
- For at fremme og dokumentere trivsel, læring og fællesskaber
Personalet vil kun uploade billeder af børn/elever med mindst ét af ovenstående formål for øje.
De billeder, der er blevet lagt i ’opslag’, vil blive slettet ved hver sommerferie.
Billeder i ’galleri’ vil blive slettet i forbindelse med skift mellem afdelinger (fx indskoling, mellemtrin og udskoling), eller når der ikke længere er et formål med at have billederne.
Alle billeder i Aula uploades som situationsbilleder
Datatilsynet skelner ikke mellem portræt- og situationsbilleder. Derfor uploades og markeres alle billeder i Aula som situationsbilleder, uanset om der er tale om portræt- eller et situationsbilleder.
Hvis du har sagt nej til brug af billeder i Aula
Der kan være nogle tilfælde, hvor su som forælder har behov for, at der ikke bliver delt portrætbilleder af dit barn. Det kan skyldes familiære, arbejdsmæssige eller andre følsomme grunde. Derfor er det muligt, at sige ‘nej’ til billeder i Aula.
Vælger du at svare nej til portrætbilleder, vil det pædagogiske personale ikke uploade nærbilleder af dit barn. Dit barn vil dog stadig kunne være med på situationsbilleder, som understøtter et af de formål, der står nævnt ovenfor.
Vil du ændre dit samtykke?
Første gang du loggede på Aula blev du bedt om at tage stilling til brugen af portrætbilleder i Aula. Du kan ændre dit samtykke under profil i Aula, se vedhæftede vejledning.
Ændrer du dit samtykke til portrætbilleder gælder det nye samtykke fra den dag, du har ændret det.
Hvis du ændrer dit samtykke, må du gerne skrive en besked til dit barns klasselærer/pædagogerne på stuen, da de ikke får en automatisk notifikation ved ændringer af samtykker i Aula.
-
Her kan du læse, hvordan Ballerup Kommune efterlever reglerne om datasikkerhed og GDPR i Aula.
Formål med behandling af personoplysninger
I Aula behandler vi personoplysninger til følgende formål:
Klub:
- Klub/hjem-samarbejde og kommunikation mellem forældre, klub og relevante samarbejdsparter, fx sundhedsplejen og PPR (Pædagogisk Psykologisk Rådgivning).
- Kommunikation mellem forældre, den unge og relevante samarbejdsparter, fx sundhedsplejen og PPR (Pædagogisk Psykologisk Rådgivning)
Grundlag for behandling og kategorier af personoplysninger
I Aula behandler vi dine oplysninger med respekt for fortrolighed, sikkerhed og for dit privatliv. Ballerup kommune er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.
Grundlaget for behandling af dine oplysninger kan findes i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e (myndighedsopgave), artikel 9, stk. 2, litra b, folkeskolelovens § 40 og dagtilbudsloven. For behandlingen af CPR.nr. er vores hjemmel databeskyttelseslovens § 11. Vi behandler personoplysninger om dig i kategorien almindelige personoplysninger, CPR-nummer og følsomme personoplysninger. Fx helbredsoplysninger om den unge.
Vi videregiver dine personoplysninger til andre relevante myndigheder eller samarbejdspartnere med et legitimt formål, fx tandplejen og sundhedsplejen.
Leverandøren af Aula har udarbejdet en række dataetiske regelsæt. I Aulas dataetik kan du læse om begrænsningerne for deling af data, og hvordan leverandører til Aula skal sikre beskyttelsen af brugernes data og forpligter sig til ikke at udnytte informationer i Aula kommercielt.
Opbevaring af personoplysninger
Oplysninger der opbevares og behandles i Aula og de bagvedliggende systemer, er en del af vores journaliseringspligt. Når der indhentes personoplysninger og disse gemmes i forbindelse med arbejdet, er der forskellige retningslinjer for, hvor længe oplysninger gemmes. Som udgangspunkt slettes data 15 måneder efter, at den unge er stoppet medmindre andet følger af gældende lovgivning.
Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af personoplysninger om dig og dit barn, som du til enhver tid kan gøre gældende. Du har følgende rettigheder:
- Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
- Ret til berigtigelse (rettelse)
- Ret til sletning
- Ret til begrænsning af behandling
- Ret til indsigelse
Retten til sletning, begrænsning af behandling og indsigelse kan kun ske i det omfang, at det ikke er i modstrid med anden lovgivning.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
Kontaktoplysninger
Ballerup kommune er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger. Vores kontaktoplysninger er:
Ballerup kommune
Hold-An Vej 7
2750 Ballerup
CVR 58271713
Telefon 4477 2000
Skriv en sikker mail til Ballerup kommune her
Kontakt DPO’en
Hvis du har spørgsmål til databeskyttelsesforordningen, hvordan Ballerup Kommune passer på dine persondata, eller oplever, at der ikke passes godt nok på dine persondata i kommunen, kan du henvende dig til vores databeskyttelsesrådgiver, DPO'en. Brug denne formular, som er en sikker forbindelse DPO'en, eller ring på telefon: 4477 1907.
Du kan også sende et almindeligt brev til DPO’en:
Ballerup Rådhus
DPO
Hold-an Vej 7
2750 Ballerup
Klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på.
Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger her -
Der er lavet trin-for-trin guides til Aula på andre sprog. Du finder dem alle sammen her
Arabic - عربية
English
Somali
Turkish - Türk
Urdu - اردو
