Sammendrag
Formålet med denne sag er, at orientere om fremdriften i projektet for implementering af it-kommunikationsplatformen Aula.
Aula gik i luften 21. oktober 2019 på skoler og BFO'er. Efter to ugers ibrugtagning havde 72 pct. af elevernes forældre i Ballerup Kommune logget på Aula mod 55 pct. i gennemsnit på landsplan. De 72 pct. er flere, end der var på Forældreintra.
I løbet af sensommeren 2020 implementeres Aula på dagtilbudsområdet. Klubmedarbejdere anvender Aula sammen med skolens personale, når det handler om opgaven i skolen, mens kommunikationen om opgaven i klubben med børn og forældre implementeres, når dagtilbudsregisteret indeholder klubber i 2020.
Baggrund
Baggrunden for denne sag er, at Kommunalbestyrelsen i Budgetaftalen 2018-21 vedtog, at afsætte 13,5 mio. kr. på anlægsrammen over en fireårig periode til Aula. Baggrunden for Aula er regeringens og KL’s aftale fra 2014 om en lærings- og kommunikationsplatform til formål at højne digitaliseringen af den danske folkeskole.
Aula blev nationalt udskudt 10 uger fra den 5. august til den 21. oktober 2019.
Sagsfremstilling
Skole/BFO området
Aula gik i luften 21. oktober 2019 på skoler og BFO'er. Efter to ugers ibrugtagning havde 72 pct. af elevernes forældre i Ballerup Kommune logget på Aula mod 55 pct. i gennemsnit på landsplan. De 72 pct. er flere, end der var på Forældreintra.
Der er nu fokus på support og fortsat kommunikation om, hvordan systemet bedst muligt anvendes. Desuden er der opmærksomhed på fejlindberetning og udviklingsønsker til leverandøren NetCompany og KOMBIT, som henholdsvis udvikler og ejer it-systemet.
Aula indeholder en række forbedrede tekniske løsninger i forhold til eksisterende systemer:
- Aula kan sammenholde de til enhver tid givne billedsamtykker med de til enhver tid uploadede billeder. Det betyder, at Ballerup Kommune fuldt ud kan leve op til persondataforordningen (GDPR) på dette område. Det gælder både i forhold til indhentning af samtykke, kobling af billeder og samtykke, ændringer i samtykker og indsigtsbegæring.
- Aula giver mulighed for, at følsomme personoplysninger kan deles sikkert imellem relevant pædagogisk personale, grundet et højere sikkerhedsniveau.
- Aula er ud over at være et kommunikationssystem, en paraply for de fagsystemer, der sikrer styring af skolen; skema, skemaændringer/vikarer, og samarbejdet med PPR omkring konkrete indsatser for klasser og elever og læringsplatformen.
Driften af folkeskolen får således et digitalt løft med implementeringen af Aula.
Dagtilbuds- og klubområdet
Idet ibrugtagning af Aula på skoleområdet blev flyttet fra den 1. august til den 21. oktober 2019 på skoleområdet, er den tekniske implementering af dagtilbud nationalt flyttet fra vinteren 2019 til sommeren 2020.
Formålet med implementering af Aula på dagtilbudsområdet er, at borgerne (forældrene) skal have én digital indgang til børn 0-16 år. Der er i dag op til fem it-platforme for børnefamilier.
Der er tre mål med implementering af Aula i dagtilbud i Ballerup Kommune:
- Øget digitaliseringsgrad gennem brugervenlig løsning.
- Understøtte videndeling og samarbejde blandt medarbejdere.
- Synliggøre indhold og kvalitet i klub- og dagtilbud for forældre.
Øget digitaliseringsgrad gennem brugervenlig løsning
Der er i dag en stor spændvidde i digitaliseringsgraden på dagtilbudsområdet i Ballerup kommune. Det betyder, at forandringsprocessen for medarbejdere og forældre i nogle institutioner vil være en udfordring. Implementeringsprocessen vil løfte digitaliseringsgraden og dermed give mulighed for et fælles serviceniveau for forældre i hele kommunen.
Den bagvedliggende digitale infrastruktur er i gang med at blive etableret for dagtilbudsområdet i Ballerup kommune. Her har Styrelsen for IT og Læring (STIL) og KL en afgørende rolle i at skabe infrastrukturen om det nye institutionsregister.
Synliggør indhold og kvalitet i klub- og dagtilbud for forældre
Aula giver mulighed for, at personalet i langt højere grad kan målrette opslag og billeder til rette målgruppe. Implementeringsprocessen er en anledning til at fokusere på, hvilket indhold, der giver værdi for forældrene og dermed skabe bedre kommunikation.
På Digitaliserings- og Teknologiudvalgets møde deltager projektleder Kristine Kühn Hove Sporring fra Center for Skole, Institutioner og Kultur under behandlingen af sagen.