Digitaliserings- og Teknologiudvalget

13.11.2019 kl. 16:30
Mødecenter A, Lokale 3 på Ballerup Rådhus

Deltagere
  • Hella Hardø Tiedemann (A)
  • Kåre Harder Olesen (V)
  • Dennis Sørensen (A)
  • Jack Nør (A)
  • Johan Müller (A)
  • Michael Jensen (O)
  • Thomas Fogh (Ø)
  • Carsten Riis (direktør)
  • Jens Kjellerup Hansen (digitaliseringschef)
  • Jette Brøndum

Åben dagsorden

Jævnfør § 9, skal der på det førstkommende møde efter referatet udsendelse være dette punkt.

 

Seneste referat er fra den 25. september 2019.

Beslutningen træffes af

Digitaliserings- og Teknologiudvalget


  1. Som en del af Monopolbrudsprogrammet forventes det, at Ballerup Kommune går i luften med Borgerblikket den 1. januar 2020. Borgerblikket skal på sigt give kommunens borgere adgang til egne udvalgte sager. Ved idriftsættelsen er det først kun ydelsesmodtagere i kommunen, der får adgang til data.

    Der gives en uddybende introduktion til Borgerblikket på møde i Digitaliserings- og Teknologiudvalget i januar 2020. Derudover vil der under punktet "Meddelelser" til Økonomiudvalgets møde 19. november 2019 blive orienteret om brev fra KL vedrørende igangsættelse af en fælles løsning for bedre overblik og mere gennemsigtighed for borgerne.

    Deadline for tilslutning til løsningen er den 13. december 2019.


    Bilag 
    2 bilag
     
  2. Sikkerhedsbrud i forhold til Aula.

Tidligere behandling

Digitaliserings- og Teknologiudvalget den 26. februar 2019 Punkt 3

Indhold

Sammendrag

Formålet med denne sag er, at orientere om fremdriften i projektet for implementering af it-kommunikationsplatformen Aula.

 

Aula gik i luften 21. oktober 2019 på skoler og BFO'er. Efter to ugers ibrugtagning havde 72 pct. af elevernes forældre i Ballerup Kommune logget på Aula mod 55 pct. i gennemsnit på landsplan. De 72 pct. er flere, end der var på Forældreintra.

 

I løbet af sensommeren 2020 implementeres Aula på dagtilbudsområdet. Klubmedarbejdere anvender Aula sammen med skolens personale, når det handler om opgaven i skolen, mens kommunikationen om opgaven i klubben med børn og forældre implementeres, når dagtilbudsregisteret indeholder klubber i 2020.   

 

Baggrund

Baggrunden for denne sag er, at Kommunalbestyrelsen i Budgetaftalen 2018-21 vedtog, at afsætte 13,5 mio. kr. på anlægsrammen over en fireårig periode til Aula. Baggrunden for Aula er regeringens og KL’s aftale fra 2014 om en lærings- og kommunikationsplatform til formål at højne digitaliseringen af den danske folkeskole.

 

Aula blev nationalt udskudt 10 uger fra den 5. august til den 21. oktober 2019.

 

Sagsfremstilling

 

Skole/BFO området

Aula gik i luften 21. oktober 2019 på skoler og BFO'er. Efter to ugers ibrugtagning havde 72 pct. af elevernes forældre i Ballerup Kommune logget på Aula mod 55 pct. i gennemsnit på landsplan. De 72 pct. er flere, end der var på Forældreintra.

 

Der er nu fokus på support og fortsat kommunikation om, hvordan systemet bedst muligt anvendes. Desuden er der opmærksomhed på fejlindberetning og udviklingsønsker til leverandøren NetCompany og KOMBIT, som henholdsvis udvikler og ejer it-systemet.

 

Aula indeholder en række forbedrede tekniske løsninger i forhold til eksisterende systemer:

  • Aula kan sammenholde de til enhver tid givne billedsamtykker med de til enhver tid uploadede billeder. Det betyder, at Ballerup Kommune fuldt ud kan leve op til persondataforordningen (GDPR) på dette område. Det gælder både i forhold til indhentning af samtykke, kobling af billeder og samtykke, ændringer i samtykker og indsigtsbegæring.
  • Aula giver mulighed for, at følsomme personoplysninger kan deles sikkert imellem relevant pædagogisk personale, grundet et højere sikkerhedsniveau.
  • Aula er ud over at være et kommunikationssystem, en paraply for de fagsystemer, der sikrer styring af skolen; skema, skemaændringer/vikarer, og samarbejdet med PPR omkring konkrete indsatser for klasser og elever og læringsplatformen.

Driften af folkeskolen får således et digitalt løft med implementeringen af Aula.

 

Dagtilbuds- og klubområdet

Idet ibrugtagning af Aula på skoleområdet blev flyttet fra den 1. august til den 21. oktober 2019 på skoleområdet, er den tekniske implementering af dagtilbud nationalt flyttet fra vinteren 2019 til sommeren 2020.

 

Formålet med implementering af Aula på dagtilbudsområdet er, at borgerne (forældrene) skal have én digital indgang til børn 0-16 år. Der er i dag op til fem it-platforme for børnefamilier.

 

Der er tre mål med implementering af Aula i dagtilbud i Ballerup Kommune:

  1. Øget digitaliseringsgrad gennem brugervenlig løsning.
  2. Understøtte videndeling og samarbejde blandt medarbejdere.
  3. Synliggøre indhold og kvalitet i klub- og dagtilbud for forældre.

Øget digitaliseringsgrad gennem brugervenlig løsning

Der er i dag en stor spændvidde i digitaliseringsgraden på dagtilbudsområdet i Ballerup kommune. Det betyder, at forandringsprocessen for medarbejdere og forældre i nogle institutioner vil være en udfordring. Implementeringsprocessen vil løfte digitaliseringsgraden og dermed give mulighed for et fælles serviceniveau for forældre i hele kommunen.

 

Den bagvedliggende digitale infrastruktur er i gang med at blive etableret for dagtilbudsområdet i Ballerup kommune. Her har Styrelsen for IT og Læring (STIL) og KL en afgørende rolle i at skabe infrastrukturen om det nye institutionsregister.

 

Synliggør indhold og kvalitet i klub- og dagtilbud for forældre

Aula giver mulighed for, at personalet i langt højere grad kan målrette opslag og billeder til rette målgruppe. Implementeringsprocessen er en anledning til at fokusere på, hvilket indhold, der giver værdi for forældrene og dermed skabe bedre kommunikation.

 

På Digitaliserings- og Teknologiudvalgets møde deltager projektleder Kristine Kühn Hove Sporring fra Center for Skole, Institutioner og Kultur under behandlingen af sagen.

Økonomiske konsekvenser og finansiering

Ingen økonomiske konsekvenser

Bilag

0 bilag

Beslutningen træffes af

Digitaliserings- og teknologiudvalget

Indstilling

Center for Skoler, Institutioner og Kultur indstiller, at 

  1. Status for implementering af Aula tages til efterretning.

Indhold

Sammendrag

I forbindelse med at der skal indføres et nyt valgsystem, hvor digitale valglister kan være en integreret del, skal Digitaliserings- og Teknologiudvalget drøfte gevinster og opmærksomhedspunkter ved indførelse af digitale valglister. Herefter forelægges en sag i Økonomiudvalget, der tager endelige beslutning om indførelse af digitale valglister. 

 

Baggrund

Alle kommuner er ved at udvikle og indføre et nyt valgsystem, hvor de digitale valglister kan være en integreret del. 

 

Sagsfremstilling

KOMBIT, der er kommunernes it-fællesskab, er ved at udvikle et nyt valgsystem. Det nye system er rettet mod administrationens arbejde med håndtering af valget. Valgsystemet skal også bruges ude på valgstederne på selve valgdagen til indberetning af stemmetal mv., som hidtil har været en manuel proces. 

 

Digitale valglister kan være en del af det nye valgsystem. 

 

Ved indførelse af digitale valglister skal valgkortet scannes før, vælgeren får udleveret sin stemmeseddel. Dette skal sikre mindre kø, da det er hurtigere at scanne valgkortet end ved manuel afkrydsning i valglisten.

 

Gevinster ved digitale valglister

 

For borgerne:

  • Vælgerne bestemmer selv, hvilket valgbord de går til på valgstedet, så de kan vælge bordet med kortest kø. 
  • Har en vælger glemt sit valgkort, kan valgsekretæren printe et nyt, og kø ved valgbordet undgås. 

For administrationen: 

  • Fleksibilitet i løbet af dagen, da de tilforordnede kan gå til pause (bord lukkes) alt efter hvor travlt, der er. 
  • Er der difference på antal modtagende valgkort og antal af udleverede stemmesedler i løbet af dagen, kan man uden problemer "lukke ned" for, at der kommer flere vælgere til bordet, mens man udreder differencen (i modsætning til nu, hvor difference skal findes og rettes, mens de tilforordnede fortsat betjener vælgere). 
  • Der kan skæres ned på antallet af valgborde, da et valgbord vil kunne betjene mellem 2.500 og 3.000 vælgere (i dag 1.500). Der vil derfor formentligt kunne skæres på antallet af tilforordnede.
  • Tal til optællingen hentes digitalt hermed minimerer man risiko for, at der sker fejl i forbindelse med, at stemmetal oplyses mundtligt eller skrives på papir og ikke bliver konsekvensrettet på alle fysiske papirer.

Opmærksomhedspunkter ved digitale valglister

 

For borgerne:

  • Øget pres på stemmerum.

For administrationen:

  • Hvis systemet bryder ned, skal der ligge manuelle valglister (som nuværende løsning), som man kan skifte over til. 
  • Tilforordnede ved bordene, valgsekretær mv. skal have introduktion, så de kan håndtere de digitale valgkort. 
  • Der kan opstå fejl ved, at et valgkort bliver scannet forkert eller ikke registreres ordenligt, og hermed bliver vælgeren ikke registreret.
  • Fortsat være opmærksom på, at det er den rigtige person, der får scannet sit valgkort (tjekkes på fødselsdato, køn og navn).

Erfaringer fra andre kommuner

 

Erfaringerne fra andre kommuner viser, at indførelsen af digitale valglister ikke som sådan fører til en besparelse. Selvom en nedgang i antallet af valgborde giver en besparelse i form af færre tilforordnede til betjening af disse, er erfaringerne, at der dels bliver større pres på stemmerum, som kan betyde, at der er behov for flere tilforordnede til betjening af stemmerum, samt at den beskedne besparelse ikke står mål med investeringen i udstyr.

 

Indførelsen af digitale valglister skal derfor ses som en investering for at fremme smidigheden ved valghandlingen samt en investering der giver færre muligheder for fejl under optællingen i valglisten og indrapportering af tal fra denne.

 

Sikkerhed
Der er tale om en løsning som udvikles af KOMBIT, der derved står med det overordnede ansvar for datasikkerhed i løsningen og forestår de nødvendige sikkerhedstiltag. Samtidig sikrer KOMBIT at løsningen lever op til gældende lovgivning på området.

 

Der forventes derfor ikke it-sikkerhedsmæssige problemer i forhold til at tage denne løsning, men det er sikkert, at alle de involverede kommuner herunder Ballerup Kommune, vil overvåge, at løsningen lever op til vores krav til it-sikkerhed.

 

Tidsplan for projektet

Tidsplanen for det nye valgsystem er pt udskudt, og der foreligger ikke en konkret tidsplan før december 2019. Administrationen forventer, at der vil være en række omfattende test hen over foråret/sommer 2020. Hvis der er et ønske om, at implementere digitale valglister, vil det være optimalt, at teste denne funktion af sammen med de øvrige test af det nye valgsystem.

 

På mødet i Digitaliserings- og Teknologiudvalget deltager valgansvarlig Mick Fürst Steffensen fra Sekretariat for Politik og Borgerservice under behandlingen af sagen.

Økonomiske konsekvenser og finansiering

Digitale valglister indgår som en del af det nye valgsystem. Der vil dog skulle foretages en investering i it-udstyr. Med en nedgang i valgborde, som vist i vedhæftede bilag (baseret på kommunalvalget 2017), så Ballerup Kommune går fra et samlet antal på 34 til 23 borde, vil der skulle indkøbes udstyr for ca. 100.000 kr. Beløbet kommer til at indgå i budgetforhandlingerne for 2021.

Bilag

0 bilag

Beslutningen træffes af

Digitaliserings- og Teknologiudvalget

Indstilling

Sekretariat for Politik og Borgerservice indstiller, at

  1. Gevinster og opmærksomhedspunkter ved digitale valglister drøftes.
     
  2. Det indstilles til Økonomiudvalget, at der indføres digitale valglister i Ballerup Kommune.   

Indhold

Sagsfremstilling

Sekretariatet for Politik og Borgerservice har udarbejdet forslag til mødekalender for Digitaliserings- og Teknologiudvalget i 2020.

 

Ifølge Digitaliserings- og Teknologiudvalgets kommissorium skal der afholdes mindst syv møder om året.

 

Det foreslås, at møderne holdes kl. 16.30 på følgende datoer:

 

Tirsdag den 21. januar 2020

Onsdag den 4. marts 2020

Torsdag den 16. april 2020

Onsdag den 3. juni 2020

Onsdag den 2. september 2020

Onsdag den 7. oktober 2020

Onsdag den 18. november 2020.

Økonomiske konsekvenser og finansiering

Ingen økonomiske konsekvenser

Bilag

1 bilag

Beslutningen træffes af

Digitaliserings- og Teknologiudvalget

Indstilling

Sekretariatet for Politik og Borgerservice indstiller, at

  1. Mødekalender for 2020 for Digitaliserings- og Teknologiudvalget godkendes.

Lukket dagsorden

Dokumenter

Download samlet dokument

Download