Sammendrag
Der er i Aftale om Budget 2020 og Aftale om Budget 2021 afsat i alt 6,4 mio. kr. til forbedring af de fysiske rammer på Forenings- og Frivilligcenter TAPETEN (Tapeten) med budgetteksten "Tapeten opgraderes for at skabe mere helhed og sammenhæng for brugerne i huset".
Med afsæt i en fælles gennemgang af Tapeten med alle foreninger, efterfølgende indhentning af ønsker til optimeringer fra foreninger samt tre runder scenariedialog med foreningerne, fremlægges samlet skitseforslag til lokalerokade samt bygningsændringer.
Skitseforslaget udgør en sammenhængende løsning på bedre udnyttelse af eksisterende arealer og større grad af fælles udnyttelse og synergi.
Brugerprocessen afdækkede en mængde behov og ønsker, der har skulle balanceres og prioriteres i en samlet plan med mest mulig gevinst for så mange brugere som muligt, inden for den givne økonomiske ramme på 6,4 mio. kr. I den sammenhæng har det ikke været muligt at prioritere tiltag, der løser især skytteforeningens udfordringer med adgang og omklædning for medlemmer med handikap.
Det indstilles, at skitseforslaget godkendes.
Baggrund
Tapeten huser 17 aktive foreninger og 1.900 aktive brugere, der spænder fra specialsportsgrene, som bl.a. skydning, kampsport og vægtløftning i den ene ende af spektret til bridge, banko, dart og skak i den anden ende.
Tapeten opleves fragmenteret og dårligt tilpasset i forhold til de aktiviteter, som den huser, hvorfor en række foreninger har svært ved at udøve deres kerneaktivitet. Det er desuden en udfordring at udnytte de mange m2 optimalt på tværs af de mange foreninger.
På den baggrund blev der i budget 2021 og 2022 afsat samlet 6,4 mio. kr. til forbedringer af de fysiske rammer på Tapeten med det mål at skabe mere helhed og sammenhæng for brugerne i huset.
Kommunalbestyrelsen frigav den 27. april 2020, punkt 21, 400.000 kr. til udarbejdelse af skitseforslag samt brugerinddragelse.
Som supplement til budgetteksten for anlægssagen, har Kultur- og Fritidsudvalget på møder den 31. marts 2020 og den 26. januar 2021 rammesat, at projektet i forlængelse af de arbejdstemaer udviklingsplanen for Ballerup Idrætsby skitserer, skal prioritere:
- Fælles brug på tværs af foreninger og optimal udnyttelse af m2
- Bygningsmæssig sammenhæng og helhed
- Flest mulige m2 prioriteret til kerneaktivitet
- Daglig aktivitet har forrang for udlejning, hvorfor "lille sal" indtænkes til foreningsaktivitet
- Kælderen kan inddrages som et muligt scenarie.
Administrationen har, på baggrund af inddragelse af alle foreninger på Tapeten, udarbejdet et skitseforslag, der anviser fysiske rokader og tiltag, der kan skabe en bedre udnyttelse af eksisterende arealer og større grad af fælles udnyttelse og synergi.
Sagsfremstilling
Administrationen hyrede primo 2020 rådgivningsfirmaet JAJA arkitekter til at udarbejde et skitseforslag for opgradering af Tapeten.
For at sikre en bred og grundig borgerinddragelse blev alle foreninger budt ind til en fælles gennemgang af hele Tapeten, samt en kortlægning af hver enkelt forenings ønsker og behov. Disse blev samlet i et stort bruttokatalog over udfordringer og ønsker til optimering.
Den fælles gennemgang klargjorde, at der var mange modsatrettede og komplekse ønsker, som krævede en dybdegående dialogproces med foreningerne hver især. Gennemgangen tydeliggjorde desuden, at der på tværs af bygning og foreninger er:
- Udfordringer med vedligehold
- Udfordringer med omklædningskapacitet og adgang til omklædning. Herunder adgang for brugere med handikap - i særdeleshed i kælderen
- Udfordringer med m2 til kerneaktivitet.
- Ulige fordeling af tildelte m2 og funktioner foreninger imellem.
Skitseforslaget har efterfølgende taget form gennem tre dialogrunder, hvor hver enkelt forening har haft mulighed for at komme med råd, ønsker og input til de løbende mere og mere konkret forslag til rokader og justeringer, som rådgiver har udarbejdet.
Kælderen har i løbet af processen været forsøgt aktiveret.
Skitseforslaget
Skitseforslaget er rådgiver og administrationens bedste bud på lokalerokade og bygningsforbedringer, som løser så mange af foreningernes ønsker og krav til lokaler og indretning som muligt, inden for den økonomiske ramme, som anlægsbevillingen stiller.
Skitseforslaget udgør en sammenhængende løsning. Væsentlige justeringer eller ændrede prioriteringer vil medføre at den samlede plan skal gentænkes i ny proces inklusiv ny brugerinddragelse.
Hovedgrebet i skitseforslaget er etablering af en række fleksible rum, der kan benyttes af flere foreninger og dermed ”udvide” deres aktivitetsareal, når det er nødvendigt. Desuden indeholder skitseforslaget flere fælles omklædningskerner, hvor foreninger deler adgang. En rokade af foreningerne samt en udnyttelse af både den tidligere kontorgang og udlejningslokalet ”lille sal” har givet mulighed for at tilvejebringe yderligere fast aktivitetsareal til flere klubber. Endeligt arbejdes der med øget transparens i bygningen og flere fælles sociale opholdsmuligheder.
Ingen foreninger har fået reduceret deres areal i skitseforslaget, men det har naturligt været en øvelse at prioritere og vægte muligheder på tværs af foreningerne. Det har således ikke været muligt at imødekomme alle foreningsønsker til forbedringer.
Ud fra en økonomisk helhedsbetragtning har det således ikke været muligt at adressere de udfordringer, som skytteforeningen har med uhensigtsmæssig handikapadgang til kælderen. Dette er grundet i, at eksempelvis etablering af elevator ville tage en uforholdsmæssig stor del af anlægssummen. I tilknytning hertil er der heller ikke indarbejdet forslag til samlet forbedring af omklædning for skytteforening (kælderplan), samt tennis og senioridræt (stueplan). Prissat løsningsforslag på 3,8 mio. kr. indgår som option i det udarbejdede materiale.
Med henblik på mulighed for at kommentere på skitseforslaget, er forslaget udsendt til de 17 foreninger på Tapeten den 15. juni 2021 med svarfrist den 4. juli 2021. Der er modtaget kommentar fra 4 ud af de 17 foreninger. Foreningernes kommentarer til skitseforslaget fremgår af vedhæftede bilag, som bliver gennemgået på mødet.
Konsekvenser for den fysiske tilgængelighed
Gennemføres skitseforslagets tiltag, vil flere brugere få lettere adgang til Tapetens faciliteter på tværs. Der vil desuden være forbedret adgang for medlemmer med handikap til toilet for skytteforeningens medlemmer i stueetagen, da der etableres toilet egnet til handikap delt mellem Ballerup Kampsport Center og Ballerup Skytteforening. Hensigtsmæssig adgang i kælderen til omklædning og til skytter med handikap løses ikke med dette forslag.
