Sammendrag
På baggrund af Aftale om budget 2016 gives hermed en orientering og status for administrationens udarbejdelse af en kørselsanalyse, defineret som internt relateret kørsel.
Baggrund
Af Aftale om budget 2016 fremgår det, at administrationen skal udarbejde følgende analyse:
"At undersøge mulighederne for en effektivisering af Ballerup Kommunes forbrug af intern relateret transport, herunder mulighederne for en reduktion af bilpark og taxakørsel".
Effektivisering af intern relateret transport:
|
2016
|
2017
|
2018
|
2019
|
Beløb (mio. kr.)
|
-0,350
|
-0,550
|
-0,750
|
-1,000
|
Kilde: Aftale om budget 2016, Ballerup Kommune
Internt relateret transport kan deles op i fire nedenstående hovedelementer:
- Personalekørsel
- Borgerrelateret kørsel
- Politikerrelateret kørsel
- Arbejdsrelateret kørsel (maskiner/værktøjsbiler m.m.).
Analysen er gennemført af personalekørsel, hvilket vil sige personalets brug af taxakørsel, Ballerup Kommunes biler til personalekørsel (personbiler) samt kørselsgodtgørelse, dvs. godtgørelse for personalets kørsel i egne biler i forbindelse med opgavevaretagelse for Ballerup Kommune.
Internt relateret kørsel, defineret som kørsel, hvor personalet transporteres fra et sted til et andet med henblik på opgaveløsning. På baggrund af en analyse foretaget af administrationen, vil der gennem investering i området kunne opnås en årlig besparelse på 0,5 mio. kr. Målet i den politiske aftale for 2016 er dog en besparelse på 1,0 mio. kr. årligt fra 2019.
Sagsfremstilling
Af aftale om budget 2016 fremgår det, at administrationen skal udarbejde en analyse af den personalerelaterede kørsel. I sagsfremstillingen opridses analysens primære konklusioner. Analysen er vedlagt som bilag.
Tilrettelæggelsen af personalekørsel i Ballerup Kommune varetages af forskellige enheder i organisationen. Organisatorisk er der ikke en enkelt enhed, der har ansvaret for kørslen eller det samlede overblik over personalekørslen. I forlængelse heraf foretages der ikke en ensartet registrering af kørselsdata fx kørselsmønster og kørselsmængde. Der er tillige ikke tilgængelige data for, hvor mange og hvor lange ture, der køres i de enkelte biler, hvorhen de kører og med hvilket formål. Der er heller ikke data for, hvornår der køres ture, eller om turene er hensigtsmæssigt tilrettelagt.
Der eksisterer således ikke et datagrundlag, der kan afdække, om bilparken anvendes effektivt, ligesom mulighederne for samkørsel ikke kan vurderes.
I 2010 udarbejdede COWI en analyse af, om en samling af området i et kørselskontor ville være effektivt. Analysen som dog konkluderede, at "der vil være risiko for, at drifts- og administrationsomkostningerne vil overstige mulige gevinster" i forhold til områdets volumen. Derfor anbefalede COWI, at der ikke opbygges et kørselskontor i Ballerup Kommune, hvilket denne analyse tager afsæt i.
Analysen har set på, hvordan der kan opnås en besparelse på personalets brug af taxakørsel, Ballerup Kommunes biler til personalekørsel (personbiler) samt kørselsgodtgørelse, dvs. godtgørelse for personalets kørsel i egne biler i forbindelse med opgavevaretagelse for Ballerup Kommune.
Personalets brug af taxakørsel
Ballerup Kommune brugte 2.798.000 kr. på kørsel i taxa i 2015. Dette beløb dækker både over kørsel af medarbejdere, politikere og borgere. Forbruget på personalerelateret taxakørsel udgjorde 594.000 kr. i 2015.
En tidligere undersøgelse af taxaforbruget i Ballerup Kommune viste, at der blev kørt ca. 830 ture på årsbasis, og at ca. 70 pct. af alle ture starter i Ballerup Kommune. Desuden viste undersøgelsen, at 50 pct. af samtlige ture foregår inden for Ballerup Kommunes grænser. Dvs., at en række af disse ture kunne dækkes af kommunalt ejede mikrobiler. Men da ca. 25 pct. af alle taxakørsler køres uden for Ballerup Kommune, eksempelvis i tilfælde med møder, kurser og tilsyn i Jylland, vil det dog ikke være hensigtsmæssigt helt at afskaffe brugen af taxa samlet set.
Det vurderes, at det vil være muligt at spare 250.000 kr. på taxakørsel for personalet. Det vurderes desuden, at det vil være nødvendigt at finansiere tre til fem leasede biler for at dække kørselsbehovet. En investering på ca. 15-25.000 kr. i førstegangsydelse.
Personalekørsel i Ballerup Kommunes biler
På baggrund af analysen af personalekørsel i Ballerup Kommunes biler kan det ikke konkluderes, om der er det rette antal biler i kommunens bilpark. Analysen viser dog, at der er områder, hvor der er et relativt lavt brændstofforbrug, som kan indikere et mindre behov for kørsel end der er kapacitet til.
Dertil viser analysen, at Ballerup Kommune har mange typer biler i bilparken, og at der er væsentlig forskel på udgifterne til de forskellige biltyper. Der kan derfor være en besparelse for kommunen under et, hvis Ballerup Kommune fremadrettet vælger de billigste typer af biler. Det lægger op til, at der er et behov for en mere ensrettet tilgang til anskaffelse af biler. Det vil dog være svært at realisere specifikke gevinster til kommunekassen, da indkøb foretages for lokalt opsparede midler. Ballerup Kommune har i dag ikke et regelsæt/retningslinjer for køb af biler, herunder én fælles aftale for hele kommunen at købe biler på, så køb af de billigste biler understøttes bedst muligt.
Kørselsgodtgørelse til personalet for kørsel i egne biler
På kørselsgodtgørelse er der, på udbetaling af høj takst, et forbrug på 1.287.766 kr. Såfremt Ballerup Kommune beder personalet stille egen bil til rådighed, skal personalet, jævnfør KL, køre på høj takst. Øvrigt personale kan køre på lav takst. Flyttes al kørsel fra høj kørselsgodtgørelse over til kørsel i kommunale (leasede) mikrobiler, og samtidige kun udbetales kørselsgodtgørelse for kørsel i egne biler til lav takst, kan der spares ca. 545.000 kr. Aftaler med personalet om, at de skal stille egen bil til rådighed kan opsiges med det almindelige varsel.
Det vurderes, at det vil være nødvendigt at finansiere fire til seks leasede biler for at dække kørselsbehovet. En investering på ca. 30.000 kr. i førstegangsydelse.
Investering i Ballerup Kommunes bilpark og ændringer i retningslinjer for anskaffelser
En grundlæggende forudsætning for, at der kan spares på de i dag anvendte transportformer er, at der stilles en alternativ transportmulighed til rådighed. Det er derfor nødvendigt at anskaffe 7-11 mikrobiler, som personalet kan anvende som et alternativ til de transportformer, der har været anvendt hidtil, altså kørsel i egen bil og taxa. Investeringen i disse biler kan gøres begrænset ved at anvende leasede mikrobiler, idet prisen for anskaffelsen af bilerne med operativ leasing kan holdes på ca. 5.000 kr. pr. bil, og en årlig leasingudgift på ca. 22.000 kr. pr. bil. inkl. investeringen vil besparelsen på området beløbe sig til ca. 500.000 kr. årligt.
Dertil har analysen vist, at der med fordel kan udarbejdes fælles retningslinjer for anskaffelse af biler, så det sikres, at der altid anskaffes biler til personalekørsel mv. ud fra en økonomisk betragtning. Dette kan på sigt nedbringe omkostninger ved køb/drift af biler, men giver ikke mulighed for at indhøste en besparelse.
Implementering og indhøstning af den resterende besparelse
Der vil blive udarbejdet en tidsplan for arbejdet med nye regler for anskaffelser af køretøjer, brug af taxa mv. Arbejdet sættes i gang snarest muligt således, at besparelsen kan realiseres. Administrationen vil i tilknytning hertil vurdere, om der er køretøjer i bilparken, som kan undværes og dermed afhændes. Denne behovsvurdering vil blive foretaget bredt i forhold til samtlige typer af køretøjer i organisationen, således eksempelvis også busser, arbejdskøretøjer mv. og andre køretøjer, som primært er finansieret fra opsparede midler. Desuden vil mulighederne for samkørsel blive vurderet, ligesom nye styringsværktøjer indføres for at sikre en mere optimal anvendelse af den samlede bilpark. Dette for at realisere de sidste 500.000 kr. i besparelsen jævnfør Aftale om budget 2016 fra 2019 og frem.