Sagsfremstilling

Denne orientering præsenteres for Seniorrådet, efter sagen blev taget til efterretning af Social- og Sundhedsudvalget på møde den 8. januar 2019.

Hjælpemiddeldepotet skal i første halvår af 2019 implementere et nyt lagerstyringssystem (KMD Sundhedslogistik) for håndtering og logistik af Ballerup Kommunes hjælpemidler. Processen indeholder dataoprydning og opfølgning på kommunens fysiske beholdning af hjælpemidler forud for migrering til det nye system. Hertil kommer undervisning af depotmedarbejdere, terapeuter, visitatorer og medarbejdere i Aktiv Hverdagsliv samt oplæring/udvikling af nye arbejdsgange både før, under og efter implementering af det nye system.

Implementeringsprocessen forventes at løbe fra december 2018 til og med maj 2019. Der vil i hele perioden være behov for prioritering af depotets kørsler til/fra borgerne, ligesom implementeringen vil få betydning for Hjælpemiddelteamets ventelister og medføre øget ventetid for borgerne på depotets udkørende funktion.

Inden implementering af KMD Sundhedslogistik er det nødvendigt at gennemføre en dataoprydning i det hidtidige system (KMD Care) og afstemning af den fysiske lagerbeholdning på Hjælpemiddeldepotet. Der er nedsat en styregruppe for implementeringen af KMD Sundhedslogistik, som også står for planlægning af oprydningen. Alle medarbejdere i Hjælpemidler og Visitation bliver inddraget i både den elektroniske oprydning og den fysiske afstemning af Hjælpemiddeldepotets beholdning.

Ledelsen i Center for Social og Sundhed følger implementeringsprocessen tæt og oplyser særligt om processen:

• KMD Sundhedslogistik kommer til at betyde nye administrative opgaver og udvikling af nye arbejdsgange på Hjælpemiddeldepotet, herunder undervisning og oplæring af depotmedarbejdere, som ikke tidligere har været brugere af dokumentationssystemet i den grad, som KMD Sundhedslogistik medfører.

• Undervisning og oplæring af medarbejdere i KMD Sundhedslogistik, og udvikling af nye arbejdsgange på Hjælpemiddeldepotet, gennemføres af en medarbejder fra Hjælpemidler og Visitation, som tages ud af den daglige drift fra december 2018 til maj 2019, med gradvis nedtrapning fra april 2019.

• Der skal gennemføres en manuel dataoprydning i det hidtidige system KMD Care, før den fysiske lagerbeholdning på Hjælpemiddeldepotet kan afstemmes, og før konvertering af data fra det ene system til det andet kan gennemføres (migrering). Se bilag.

• Der vil være en øget ventetid på Hjælpemiddeldepotets kørsler af hjælpemidler i perioden december 2018 til og med maj 2019. Det betyder, at der ikke kan køres dag til dag med almindelige bestillinger på reparationer og nye hjælpemidler. Kørsel af akutte hjælpemidler til borgere i egen bolig, herunder færdigmeldte borgere fra hospitalet, vil i hele perioden blive håndteret som første prioritet, uden yderligere ventetid. Øvrige kørsler vil blive prioriteret og kørt inden for 1-10 hverdage.

• Migrering af data fra KMD Care til KMD Sundhedslogistik betyder, at systemet er ude af funktion i to-fire dage i marts 2019. Her vil førnævnte akutsager blive håndteret ved manuel logistik. Hjemmeplejen og den APV (Arbejdspladsvurdering) ansvarlige vil i god tid blive varslet om, at kørsel af APV-hjælpemidler ikke bliver prioriteret dag til dag i denne kortvarige periode, som ellers er kutyme.

• Borgere vil i hele implementeringsperioden have mulighed for selv at hente bevilgede hjælpemidler på Hjælpemiddeldepotet. Åbent hus-funktionen på depotet om tirsdagen vil blive opretholdt i hele perioden. Dette for at give borgerne mulighed for at undgå at skulle vente på levering af bevilgede hjælpemidler, hvis de selv har mulighed for at hente dem.
   
• Ventetid på sagsbehandling af ansøgninger om hjælpemidler forventes at stige i perioden januar 2019 til maj 2019, med efterslæb op mod sommerferien 2019. Hjælpemiddelteamet består af 10 sagsbehandlende terapeuter. En tages (som nævnt) ud af afdelingens drift fra december 2018 til maj 2019. I samme periode er teamets ventelister i forvejen udfordret på grund af oplæring af 1 nyansat terapeut og 3 barselsvikarer. Det giver samlet set en væsentlig reducering af Hjælpemiddelteamets ressourceniveau.