Sammendrag
Digitaliserings- og Teknologiudvalget orienteres om arbejdet med digitalisering i Center for Voksne og Sundhed.
Baggrund
Center for Voksne og Sundhed har de seneste to år arbejdet med at digitalisere administrative arbejdsgange og opgaver. Formålet med arbejdet er at give borgerne bedre service samt skabe mere effektive opgaveløsninger.
Sagsfremstilling
Digitalisering i Center for Voksne og Sundhed foregår tæt på praksis. Det har vist sig, at digitalisering lykkes, når digitaliseringskonsulenten og medarbejderne sammen opdager uhensigtsmæssige arbejdsgange og finder digitale løsninger. Meget af arbejdet med digitalisering handler om at gøre medarbejderne trygge og rutinerede i de nye arbejdsgange, hvilket kræver helt praktisk oplæring og støtte i det daglige arbejde. Derfor er digitaliseringskonsulenten ofte fysisk tilstede på de forskellige enheder. Her observerer og drøfter konsulenten sammen med de lokale medarbejdere arbejdsgangene, og der opstår nye idéer til, hvordan digitale løsninger kan gøre opgaveløsningen smartere.
Nogle opgaver løses i samarbejde med Taskforce for øget digitalisering i Center for Politik og Organisation, i samarbejde med det center som er systemejer på det relevante system. Andre opgaver løses internt i Center for Voksne og Sundhed via eksempelvis fagsystemet "Nexus".
Ved at arbejde i praksis er både nye og allerede eksisterende digitale løsninger opstået og implementeret. Når en løsning er implementeret og virker godt ét sted, bærer digitaliseringskonsulenten den færdige løsning videre til andre enheder i Center for Voksne og Sundhed og laver eventuelt lokale tilpasninger.
To af de projekter som bliver anvendt, og nu er under implementering flere steder i Center for Voksne og Sundhed, er:
- Digital kursusadministration i Ballerup Kommunes hjemmepleje ”NemTilmeld”.
- Ballerup Kommunes tidsbookingssystem ”Frontdesk”.
Digital kursusadministration i Ballerup Kommunes hjemmepleje:
Ballerup Kommunes Hjemmepleje (hjemmeplejen) havde et ønske om at lette opgaverne omkring kursusadministration. Hjemmeplejen har 17 forskellige faste kurser, som medarbejderne løbende skal tilmeldes og gennemføre. Den enkelte medarbejder skal have et kursusbevis, som skal opbevares korrekt på medarbejderens personalesag.
Tidligere foregik dette arbejde via manuelle arbejdsgange med mails, excell ark og løs ark. Ved at bruge, den fælles i Ballerup Kommune, digital løsning til kursusadministration kaldet "NemTilmeld", er Hjemmeplejen på vej til at nedbringe den tid, de bruger i forbindelse med de administrative arbejdsgange ved kurser. "NemTilmeld" har endvidere givet et bedre overblik over kurser i Hjemmeplejen. De gode erfaringer med dette system videregives til enheder i resten af Center for Voksne og Sundhed, og giver dermed en mere effektiv opgaveløsning i forbindelse med kursusadministrationen både lokalt og på tværs af Center for Voksne og Sundhed.
"NemTilmeld" kan også anvendes ved offentlige arrangementer som åbent hus i Hjemmeplejen, uddeling af sundhedsprisen og andet, hvor borgerne eller personale har mulighed for at tilmelde sig via link til en hjemmeside. Linket kan vises i opslag på Ballerup Kommunes hjemmeside og som QR-kode på plakater og/eller i Ballerup Bladet.
Ballerup Kommunes tidsbookingssystem:
Et andet eksempel er Ballerup Kommunes fælles tidsbookningssystem, som hedder ”Frontdesk”. Systemet gør det muligt for borgerne at bestille tider i forbindelse med træning, forbyggende samtaler, konsultationer og andre kontakter til Ballerup Kommune. Systemet bliver bl.a. anvendt andre steder i Ballerup Kommune anvendt i Borgerservice, Brydehuset og Hjælpemiddeldepotet, og er nu under implementering i Sundhedshuset.
I Sundhedshuset skal "Frontdesk" understøtte borgerne i kontakten til både Træning og Aktivitet og Forebyggelsesenheden. Systemet består af en fysisk stander, som er en skærm på 1,5 m høj fod med en kortlæser på siden (se bilag). Ud over skærmen kommer et internetbaseret bookingsystem, hvor borgeren kan vælge den tid, som passer borgeren bedst. Ved fremmøde i Sundhedshuset scanner borgeren sit sundhedskort, hvorefter systemet giver besked om fremmødet til den relevante medarbejder.
Medarbejderne i de to enheder i Sundhedshuset; Træning og Aktivitet og Forebyggelsesenheden har forskellige behov for den digitale opbygning, som de kan anvende bagved systemet. Systemet er derfor bygget op, så det passer til enhedernes forskellige behov. Borgeren bliver derfor altid mødt af det samme billede af systemet ved indgangen til Sundhedshuset, mens medarbejderne har adgang til de informationer som er relevante for deres arbejdsgang. "Frontdesk" løsningen letter arbejdet med at booke tider, registrere fremmøde og øger fleksibiliteten for såvel medarbejdere og borgere.
Der er forsat stort potentiale for digitalisering af administrative arbejdsgange i Center for Voksne og Sundhed. Digitaliseringsteamet i Center for Voksne og Sundhed vurderer løbende mulighederne og melder nye opgaver til Taskforce for øget digitalisering, samt finder løsninger i de eksisterende systemer i Ballerup Kommune.
På mødet i Digitaliserings- og Teknologiudvalget deltager centerchef Eva Borg fra Center for Voksne og Sundhed under behandlingen af sagen.
