Sammendrag
Kommunalbestyrelsen har i forbindelse med vedtagelsen af budget 2015 besluttet, at Ballerup Kommune skal modernisere og professionalisere kommunikationen - både internt og eksternt. I sagen beskrives, hvordan indsatsen planlægges og iværksættes, og det foreslås, at de midler, der er afsat til indsatsen på anlægsbudgettet, frigives.
Baggrund
Kommunalbestyrelsen har i forbindelse med vedtagelsen af budget 2015 besluttet, at Ballerup Kommune skal modernisere og professionalisere kommunikationen - både internt og eksternt. I den politiske aftale for 2015 står der:
"Ballerup Kommune skal fastholde og udvikle sit gode omdømme og klæde organisationen på til at arbejde strategisk med kommunikation.
Formålet med et moderne visuelt udtryk, klare budskaber og en ny hjemmeside er at kommunikere klart, tydeligt og ensrettet, også når der gennemføres projekter. Borgerne, virksomhederne og omverden skal ikke være i tvivl om, hvad Ballerup Kommune står for, hvorfor kommunen er til, og hvor de kan få den viden og information, de har brug for. Det kræver optimal (og brugervenlig) kommunikation. Det skal ske ved at udvikle et nyt moderne udtryk med kernebudskaber, der sammen med en ny hjemmeside imødekommer det stigende behov, der er, for at kommunen kommunikerer målrettet og professionelt."
Sagsfremstilling
Mediebilledet har ændret sig de seneste par år. Danskerne er online døgnet rundt. De zapper, blogger, downloader, twitter, liker, streamer, snapchatter, pinter, instagrammer og læser nyheder på farten som aldrig gør - det sker på mobilen, på tabletten og på computeren.
De nye digitale medievaner betyder, at Ballerup Kommune ikke automatisk møder borgerne på samme måde som tidligere. Det betyder også, at borgerne stiller nye krav til, hvor og hvordan de gerne vil møde deres kommune.
For at imødekomme denne udvikling og komme borgerne i møde skal Ballerup Kommune kommunikere endnu mere modtagerorienteret og målrettet, og være parate til at møde borgerne der, hvor de er - både i dialogen, digitalt og på tryk. Kommunen skal modernisere den nuværende visuelle identitet, så den også fungerer digitalt. Kommunikation skal tænkes ind i digitale løsninger, så borgerne oplever selvbetjening som god service. I øjeblikket er den primære digitale kommunikationskanal hjemmesiden i Ballerup Kommune. Der er behov for at etablere en hjemmeside, som brugerne kan tilgå fra mobil, tablet og pc, hvor brugerne betjener sig selv og oplever, at selvbetjening er det samme som god service. Et sted, hvor selvbetjening er let, logisk og lige til at gå til. Brugerne skal opleve, at det nye ballerup.dk tibyder relevant information til lige netop deres behov og livssituation på en langt mere overskuelig måde end i dag.
For at kunne imødekomme borgernes behov for troværdig kommunikation, skal kommunen have et strategisk fundament, der via fortællinger og klare budskaber, bygger bro mellem det digitale, trykte og forskellige projekter. Så det er troværdigt, når der kommunikeres med borgerne i forskellige kanaler. Borgerne skal vide, at det kommunen siger, hænger sammen med det, den gør. På den måde opleves kommunen som troværdig og serviceminded og det bliver lettere for borgerne at genkende Ballerup Kommune, når de møder kommunen online og offline.
Derfor vil første fase af arbejdet med at forny ballerup.dk være at sikre et grundlag, der kan skabe sammenhæng i det Ballerup Kommune er, det der siges og det der gøres - så kommunen bliver tydelig, når den møder borgerne i forskellige kommunikationskanaler. Med dette afsæt bygges anden fase af en ny lettilgængelig hjemmeside, der tager udgangspunkt i borgernes behov. Hjemmesiden tænkes som et nyt digitalt mødested for borgere, virksomheder, foreningsliv, mulige tilflyttere osv. I hele forløbet vil borgere, virksomheder, ansatte, erfaringer fra drupal-samarbejdet OS2 mfl. blive inddraget (for at afdække behov, i forbindelse med test mv.).
I marts 2016 er planen, at Ballerup Kommune har en ny lettilgængelig hjemmeside, der tager udgangspunkt i borgernes behov. Der vil også være skabt et fælles fundament at kommunikere ud fra med fælles budskaber og et moderne visuelt udtryk, som skaber sammenhæng og genkendelse, når borgerne møder Ballerup Kommune digitalt og i trykte medier. Dette bliver efterfølgende rettesnoren, når alle kommunens kommunikationskanaler gennemgås. Der vil blive skabt strategisk sammenhæng mellem budskaber og projekter, så borgerne føler sig imødekommet, set, hørt og forstået - lige meget hvor de møder Ballerup Kommune.
Der er afsat 2 mio. kr. til indsatsen i 2015, heraf 1 mio. kr. på driftsbudgettet og 1 mio. kr. på anlægsbudgettet. Anlægsmidlerne foreslås benyttet til modernisering af en visuel identitet og en ny hjemmeside. Driftsmidlerne benyttes til strategisk afklaring, digital strategi og projektledelse.
