Sammendrag
Der gives en orientering om håndtering af Tapetens fløje (Nordfløjen, Tennishallen og Sydfløjen).
Det indstilles, at det indvendige omdannelsesprojekt ikke gennemføres, og at de afledte driftsudgifter, som håndteringen af Tapetens fløje medfører på 0,7 mio. kr. årligt fra og med 2024, indarbejdes ved førstkommende budgetopfølgning.
Baggrund
I Aftale om Budget 2020 og 2021 fremgår det, at "Tapeten opgraderes for at skabe mere helhed og sammenhæng for brugerne i huset. Der er allerede afsat 1 mio. kr. i 2021 og i 2022. Der afsættes yderligere 2 mio. kr. hertil i 2022 og i 2023".
Kultur- og Fritidsudvalget godkendte den 28. marts 2023 administrationens indstilling om at genoptage dialogen med brugere og øvrige interessenter men henblik på at forelægge Kultur- og Fritidsudvalget et revideret projektforslag for den indvendige omdannelse af Tapeten.
Brugerdialogen er nu afsluttet, og der er udarbejdet et projektforslag, som imidlertid har været stillet i bero i forhold til den videre proces, dels fordi der i mellemtiden er opstået betydelige udfordringer med omfangsrig vandindtrængen fordelt på hele Tapetens areal, og dels fordi projektet har vist sig langt dyrere end den afsatte bevilling.
Der er i budget 2021 afsat 13 mio. kr. til renovering af Tapetens tag
Der har derfor været igangsat yderligere undersøgelser med henblik på at kunne redegøre for Tapetens tilstand i sin helhed. Disse undersøgelser er nu afsluttede.
Sagsfremstilling
Der er i forbindelse med projektafklaringen udarbejdet en tilstandsvurdering af ejendommen, udført destruktive analyser af tagflader samt lavet beregninger på tagkonstruktionernes bæreevne.
I det følgende redegøres for Tapetens tilstand og håndtering fordelt på de tre bygningsafsnit, som er henholdsvis Nordfløjen, Tennishallen og Sydfløjen.
Nordfløjen
Bygningen
Nordfløjen, som indeholder foyer, store sal, produktionskøkken, mødelokaler samt klublokaler og toiletter, er det bygningsafsnit på Tapeten, som har den bedste tilstand.
I forbindelse med projektet A514557´s forundersøgelser er der fundet aktiv skimmelvækst i Nordfløjens tagkonstruktion, hvorfor det fra administrationens side blev vurderet nødvendigt at prioritere denne tagflade grundet sikkerheds- og sundhedsmæssige forhold for brugerne af bygningsafsnittet.
Der er udført projektering med henblik på at udskifte nordfløjens tagkonstruktion for at komme skimmelproblematikken til livs. Det har desværre været nødvendigt at annullere udbuddet, da det ikke var udført korrekt. Projektet vil den 11. juni 2024 blive udbudt igen, og det forventes på nuværende tidspunkt, at entreprisearbejderne starter op primo august 2024 med afslutning primo februar/marts2025.
Når taget er skiftet, vil dette erfaringsmæssigt kunne holde i ca. 25 år.
Tagudskiftningen kan holdes inden for den afsatte bevilling på 13 mio. kr.
Brugerne
Brugerne af lokalerne i Nordfløjen er grundet den tidligere planlagte opstart allerede flyttet ud af deres lokaler. Administrationen har orienteret brugerne om udfordringen med udbuddet og den deraf følgende forsinkelse. Administrationen er i dialog med de enkelte brugere om alternative muligheder for at opretholde de involverede foreningers aktivitet i lukkeperioden, samt om der kan findes varige alternative placeringer for nogle af foreningerne.
Tennishallen
Bygningen
Tennishallen, som indeholder tennis-, badminton- og volleyballbaner samt klublokaler og omklædnings- og toiletfaciliteter, oplever jævnligt vandindtrængen gennem hallens ovenlysvinduer/brandventilationsvinduer.
Tagets generelle tilstand er vurderet som udskiftningsparat, hvorfor en vedligeholdelse af taget ikke er mulig. Grunden til dette er, at utæthederne viser sig ved brandventilationsvinduerne, som ikke kan udskiftes 1:1. Udskiftning af brandventilationsvinduerne kan ikke realiseres uden at renovere alle tagfladerne. Dette skyldes, at renoveringen, herunder udskiftningen af brandventilationsvinduerne, skal leve op til kravene i bygningsreglementet for 2018 inklusiv nye statiske beregninger. Renoveringen vil endvidere medføre, at man også skal håndtere de indvendige arealer i henhold til bygningsreglementet for 2018 i sin helhed, herunder brand- og flugtvejsforhold, omdisponering af brandceller og brandsektioner, teknik til brandventilation, åbninger i facader med henblik på at skabe cirkulation i bygningen samt forstærkning af bærende elementer, da vægten fra nye tagkonstruktioner overstiger de i opførelsestidspunktet gældende beregningsmodeller.
En tagudskiftning/renovering af Tennishallens tag inklusiv håndtering af de indvendige arealer vil koste i omegnen af 25-35 mio. kr.
Der er ikke en sikkerhedsmæssig risiko forbundet med brug af hallen i forhold til taget, men det vil være nødvendigt at føre et løbende opsyn med tagfladen i form af gennemførelse af halvårlige destruktive undersøgelser således, at konstruktionernes tilstand kan monitoreres.
Derudover vil der skulle udføres afdækning af ovenlys i det omfang, det er nødvendigt ved regnvejr.
Administrationen vil igangsætte en statisk vurdering via ekstern rådgiver i forhold til, om det vil være muligt på sigt at rive Tennishallen (og Sydfløjen, se om denne nedenfor) ned, således at Nordfløjen kan bestå som selvstændig fløj.
Brugerne
Brugerne af Tennishallen er løbende blevet orienteret om udfordringerne med Tapetens tagkonstruktion, og at det har krævet yderligere undersøgelser at klarlægge de samlede udfordringer og konsekvenserne heraf.
Sagen er lukket af hensyn til at kunne orientere brugerne efter mødet i Kultur- og Fritidsudvalget. Såfremt Kultur- og Fritidsudvalget godkender sagen, afholdes et fællesmøde med de involverede foreninger, hvor administrationen vil orientere om beslutningen og konsekvenserne heraf. Mødet er indkaldt til den 14. august 2024. Det må forventes, at foreningerne vil være ærgerlige over beslutning og proces.
På mødet vil administrationen orientere om den byggetekniske side af sagen og om mulighederne for brugerne i de eksisterende rammer, besvare foreningernes spørgsmål samt indsamle ønsker fra brugerne og endelig orientere om, at der igangsættes en proces med at afdække mulige alternative lokationer for foreningernes aktivitet på længere sigt.
Sydfløj
Bygningen
Sydfløjen indeholder foreningslokaler med tilhørende omklædnings- og toiletfaciliteter samt lille sal og Tapetens teknikrum.
Sydfløjen er det bygningsafsnit, der er i ringest stand og også den fløj, der er ramt hårdest ved regnvejr. Tagfladen over sydfløjen har ikke mere bærevne tilbage qua den tidligere udførte vedligeholdelsesmetode. Det er derudover ikke muligt at udskifte brandventilationsvinduerne, da disse har samme funktion som på Tennishallen. Dette medfører samme udfordring som beskrevet under afsnittet om Tennishallen, hvorfor tagfladen på Sydfløjen vil medføre samme økonomiske konsekvens som på Tennishallen. Derfor vil en udskiftning/renovering af Sydfløjens tag inklusiv håndtering af de indvendige arealer også have en omkostning på ca. 25-35 mio. kr.
Der er ikke en sikkerhedsmæssig risiko forbundet med brug af Sydfløjen i forhold til taget, men det vil være nødvendigt at føre et løbende opsyn med tagfladen i form af gennemførelse af halvårlige destruktive undersøgelser således, at konstruktionernes tilstand kan monitoreres.
Derudover vil der udføres afdækning af ovenlys i det omfang, det er nødvendigt ved regnvejr.
Endelig vil eventuel snerydning skulle foretages via lift, da den manglende bæreevne ikke gør det muligt at gå på taget.
Administrationen vil igangsætte en statisk vurdering via ekstern rådgiver i forhold til, om det vil være muligt på sigt at rive Sydfløjen (og Tennishallen, se om denne ovenfor) ned, således at Nordfløjen kan bestå som selvstændig fløj. Sydfløjen er i dag der, hvor Tapetens teknikrum er placeret, hvorfor placeringen af denne ønskes bibeholdt til trods for en mulig nedrivning af sydfløjen.
Brugerne
Brugerne af Sydfløjen er løbende blevet orienteret om udfordringerne med Tapetens tagkonstruktion, og at det har krævet yderligere undersøgelser at klarlægge de samlede udfordringer og konsekvenserne heraf.
Jf ovenfor afholdes et fællesmøde med de involverede foreninger, hvor administrationen vil orientere om beslutningen og konsekvenserne heraf. Mødet er indkaldt til den 14. august 2024.
På den baggrund er det samlet set administrationens vurdering, at Tapeten bør håndteres således:
- Nordfløjen - tag udskiftes
- Tennishallen - nødtørftig vedligehold og løbende opsyn med tagkonstruktion
- Sydfløjen - nødtørftig vedligehold og løbende opsyn med tagkonstruktion samt snerydning via lift
- Det indvendige omdannelsesprojekt stoppes og gennemføres således ikke
- Kommunikation til de respektive brugere om løsninger og baggrunden herfor
- Igangsættelse af afdækning af mulige alternative lokationer (på sigt) til brugerne af hhv. Tennishallen og Sydfløjen
- Igangsættelse af statisk vurdering i forhold til på sigt at rive hhv. Tennishallen og Sydfløjen ned
Der henvises til bilag for oversigt over Tapetens fløje og dens brugere.
Kultur - og Fritidsudvalget vil få forelagt en ny sag, når alternative lokationer og muligheder i forhold til brugerne af hhv. Tennishallen og Sydfløjen er afdækket.
