Sammendrag
Forslag om, at Kommunalbestyrelsen godkender, at Allerød Kommune optages i § 60-samarbejdet i IT-Forsyningen, som ejes af Ballerup, Egedal og Furesø Kommuner.
Baggrund
IT-Forsyningen er et fælleskommunalt § 60-selskab, etableret i 2014 mellem Ballerup, Egedal og Furesø Kommuner. IT-Forsyningen varetager it-service, drift- og supportopgaver for kommunernes ca. 13.000 brugere fordelt på rådhuse, jobcentre, skoler og institutioner, der dækker et samlet befolkningstal på ca. 134.000 borgere.
IT-Forsyningens formålsbestemmelse er i henhold til vedtægterne at samle, effektivisere og videreudvikle it-forsyningen til interessenterne. Dette gøres ved at understøtte eksisterende og fremtidige krav fra interessentkommunerne og deres borgere, samt at kvaliteten af de leverede services forbedres og de langsigtede it-omkostninger reduceres. Overordnet set handler det om at få ensartede processer ved at gøre brug af personale, værktøjer og teknologi på en effektiv, hensigtsmæssig og økonomisk forsvarlig måde for at kunne levere innovative it-services af høj kvalitet, der understøtter kommunernes processer.
Allerød Kommune har gennem det sidste år undersøgt mulighederne for den fremadrettede organisering af it-drift og driftsstøtte i Allerød Kommune. Kommunalbestyrelsen blev den 19. juni 2017 orienteret om, at der var igangsat en forundersøgelse i Allerød Kommune i samarbejde med IT-Forsyningen med henblik på at skabe et beslutningsgrundlag for Allerød Kommunes evt. deltagelse i IT-Forsyningen.
Sagsfremstilling
Forundersøgelsens resultat og oplæg til beslutning er i december 2017 fremlagt til politisk behandling i Allerød Kommune, som har godkendt, at Allerød Kommune søger om optagelse i IT-Forsyningen. Allerød Kommune har i den forbindelse lagt vægt på øget professionalisering og kvalitetsløft af Allerød Kommunes infrastruktur og serviceleverance, som en indtrædelse i IT-Forsyningen vil give. Allerød Kommune vil således – på linje med de nuværende ejerkommuner – blive mindre sårbar på kompetencesiden samt opleve mere stabil drift baseret på IT-Forsyningens stordriftsfordele.
De nuværende ejerkommuners fordele vil blive forstærket, idet en udvidelse af selskabet vil betyde forøget ”kraft” til IT-Forsyningen – både på kompetenceområdet og i økonomien, som styrkes grundet yderligere stordriftsfordele. En udvidelse af ejerkredsen vil bidrage til at konsolidere IT-Forsyningen yderligere, således at IT-Forsyningen står stærkere i forhold til fremtidens øgede krav til styrket it-faglighed, it-teknologi, it-kapacitet og it-sikkerhed samt på sigt samarbejde om forretnings-it. Forretnings-it er den term, der anvendes om fx Care, den kommende AULA-platform på dagtilbuds- og skoleområdet – altså den del af it, der handler om de systemer, som bruges i kommunernes forvaltningsområder (hjemmeplejen, skolerne osv.).
IT-Forsyningens udgangspunkt for udvidelse af ejerkredsen er ”mere for den samme krone” således, at der sigtes mod en generelt bedre og stærkere leverance. IT-Forsyningens bestyrelse har løbende fokus på effektivisering, der kan reinvesteres i selskabet eller på anden vis komme ejerkommunerne til gavn. Udvidelsen med Allerød Kommune vil ikke i sig selv medvirke til billigere drift men til en stærkere og mere velkonsolideret driftsplatform.
Formålet med udvidelsen er derfor at:
- Udnytte synergien bredt og hente yderligere stordriftsfordele
- Få flere hænder til at løfte – bredere kompetenceprofil så flere opgaver kan løses
- Styrke det fælles fundament gennem øget kapacitet, stabilitet, sikkerhed og hastighed
- Hente attraktive priser og besparelser gennem samlede indkøb og "shared services"
- Mindske sårbarheden via solidt beredskab og specialistviden i organisationen.
En udvidelse vil betyde, at IT-Forsyningen i højere grad bliver i stand til at:
- Styrke kommunikationen til interessenter på alle niveauer
- Tilbyde en mere differentieret platform i form af teknisk- og supportmæssig kompetenceudvikling
- Bistå ejerkommunerne med yderligere teknisk rådgivning og projektledelse
- Gennemføre flere nødvendige projekter ved siden af den daglige drift, herunder fortsat teknisk konsolidering.
Det forventes, at en øget volumen vil kunne medføre yderligere stordriftsfordele for ejerkommunerne bl.a. gennem bedre priser og aftaler. Udvidelsen er derfor en forstærkende faktor og en forudsætning for yderligere konsolidering af selskabet inden for de eksisterende rammer.
Det forudsættes, at de fire kommuner fortsætter bestræbelserne på at få ensartede processer og harmoniseret teknologi for at udbygge og udvikle understøttelsen af kommunernes forretningsprocesser.
Det er afgørende, at det nuværende serviceniveau for de tre ejerkommuner fastholdes, og at det nuværende gode momentum i udviklingen ikke svækkes under optagelsen af Allerød Kommune. Optagelsen af Allerød Kommune vil ikke få konsekvenser for IT-Forsyningens service til den eksisterende ejerkreds.
På baggrund af ovenstående og konklusionerne i foranalysen anbefaler bestyrelsen i IT-Forsyningen over for ejerkommunerne, at Allerød Kommune optages som medejer af selskabet.
Lovhjemmel
Lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven), § 60.
Vedtægter for IT-Forsyningen I/S gældende fra 1. juli 2013 – godkendt af Ballerup Kommunalbestyrelse den 24. juni 2013, Egedal Kommunalbestyrelse den 26. juni 2013 og Furesø Byråd den 26. juni 2013.
Det videre forløb
Hvis optagelsen godkendes i alle de tre kommunalbestyrelser/byråd, vil IT-Forsyningens vedtægter blive justeret, og der vil blive indhentet en forhåndsgodkendelse i Ankestyrelsen. De reviderede vedtægter vil blive forelagt til godkendelse i de fire kommunalbestyrelser/byråd primo 2018 og vil herefter blive sendt til endelig godkendelse i Ankestyrelsen.
Efter indhentelse af forhåndsgodkendelse i Ankestyrelsen og godkendelse i de fire kommunalbestyrelser/byråd vil arbejdet med den endelige detailplan for optagelsen kunne iværksættes, og det forberedende arbejde påbegyndes.
Projektet forventes med udgangspunkt heri at være fuldt gennemført senest den 31. december 2018.
Optagelsen håndteres projektmæssigt på den tekniske side som en del af og parallelt med IT-Forsyningens platformsfornyelse, som påbegyndes i 2018. Derudover planlægges den organisatoriske implementering særskilt.
