Sammendrag
Under forudsætning af Fredensborg byråds beslutning om at indtræde i IT-Forsyningen I/S, skal Kommunalbestyrelsen beslutte, om Fredensborg Kommune kan optages i selskabet, som i dag ejes af Allerød, Ballerup, Egedal og Furesø Kommuner.
Kommunalbestyrelsen skal godkende ændring af IT-Forsyningens vedtægter ved en allonge. Vedtægterne med allonge skal herefter sendes til godkendelse i Ankestyrelsen.
Baggrund
IT-Forsyningen er et fælleskommunalt § 60-selskab, etableret i 2014 mellem Ballerup, Egedal og Furesø Kommuner. I 2018 indtrådte Allerød Kommune i ejerkredsen.
IT-Forsyningen varetager it-service, drift- og supportopgaver for kommunernes ca. 11.700 brugere fordelt på rådhuse, jobcentre, skoler og institutioner, der dækker et samlet befolkningstal på ca. 163.380 borgere.
IT-Forsyningens formålsbestemmelse er i henhold til vedtægterne at samle, effektivisere og videreudvikle IT-Forsyningen til interessenterne. Dette gøres ved at understøtte eksisterende og fremtidige krav fra interessentkommunerne og deres borgere, samt at kvaliteten af de leverede services forbedres og de langsigtede it-omkostninger reduceres. Overordnet set handler det om at få ensartede processer ved at gøre brug af personale, værktøjer og teknologi på en effektiv, hensigtsmæssig og økonomisk forsvarlig måde for at kunne levere innovative it-services af høj kvalitet, der understøtter kommunernes processer.
IT-Forsyningens ejerstrategi 2021-2024 understøtter formålsbestemmelsen bl.a. ved at se på mulighederne for at udvide ejerkredsen (bilag 1).
Sagsfremstilling
Der har siden februar 2023 pågået en forundersøgelse af mulighederne for, at Fredensborg Kommune kunne indtræde i IT-Forsyningen. Forundersøgelsen er nu afsluttet positivt (bilag 2). IT-Forsyningens bestyrelse har konkluderet, at der er grundlag for at tilbyde Fredensborg Kommune optagelse i selskabet pr. 1. oktober 2023. Fredensborgs byråd forventes at træffe beslutning om at indtræde i IT-Forsyningen på sit møde den 28. august 2023, herunder at godkende IT-Forsyningens vedtægter, allonge samt ejerstrategien.
Fredensborg Kommune vil blive optaget i IT-Forsyningen på samme vilkår, som de fire nuværende ejerkommuner og uden negative økonomiske konsekvenser for de fire nuværende ejer-ommuner.
Bestyrelsen for IT-Forsyningen har lagt vægt på følgende ved udvidelsen af ejerkredsen:
IT-Forsyningens kerneopgaver er angivet i den politisk vedtagne ejerstrategi, senest godkendt i januar 2021.
Af ejerstrategien fremgår det, at selskabet skal sikre en it-platform, der gør det muligt for kommunerne at levere sammenhængende serviceforløb til såvel borgere som virksomheder understøttet af moderne, digitale løsninger og velfærdsteknologier.
Af ejerstrategien fremgår det ligeledes, at én af metoderne til at høste endnu flere stordriftsfordele og styrke grundlaget for stabil drift af IT-Forsyningens løsninger kan være at udvide samarbejdet med flere kommuner.
Formålet med udvidelsen er derfor at:
- Udnytte synergien bredt og hente yderligere stordriftsfordele
- Mindske sårbarheden via solidt beredskab og specialistviden
- Styrke det fælles fundament gennem øget kapacitet, stabilitet, sikkerhed og hastighed
- Hente attraktive priser og besparelser gennem samlede indkøb.
Fredensborg Kommunes grunde for optagelse:
Fredensborg Kommune vil indgå i fællesskabet på lige fod med den eksisterende ejerkreds og vil medvirke til selskabets fortsatte konsolidering og videreudvikling.
Fredensborg Kommune har ved sin beslutning om at indtræde i IT-Forsyningen lagt vægt på, at en indtræden i IT-Forsyningen vil skabe en stærkere kompetenceprofil og reduceret sårbarhed. Sikker og stabil it-drift samt en robust it-platform og -organisation nævnes også som væsentlige bevæggrunde for Fredensborg Kommune. Det er umiddelbart ikke økonomien, der er den primære årsag til interessen for optagelse, men snarere at det med det nuværende jobmarked er svært at tiltrække og fastholde it-profiler, og at man ønsker it-driften varetaget af en organisation med bedre muligheder for rekruttering og fastholdelse. På baggrund af ovenstående og konklusionerne i foranalysen anbefaler bestyrelsen i IT-Forsyningen over for ejerkommunerne, at Fredensborg Kommune optages som medejer af selskabet.
Når Fredensborg Kommune er integreret i IT-Forsyningen forventes den øgede volumen over en kortere årrække at medføre yderligere stordriftsfordele for ejerkommunerne bl.a. gennem bedre priser og aftaler. Ejerkredsen beslutter udmøntningen heraf, som løbende vil blive indarbejdet i IT-Forsyningens 10-årige plan for udviklingen i IT-Forsyningens egenkapital og investeringer, der forelægges ejerkredsen til godkendelse.
Indflydelse på IT-Forsyningens fordelingstal
Optagelsen af Fredensborg Kommune i IT-Forsyningen vil indebære en udvidelse af selskabets aktivitet med yderligere ca. 2.700 brugere således, at den samlede medarbejderbase hos ejerkommunerne, der forsynes og supporteres med it-drift, vil udgøre ca. 14.400 brugere.
Med Fredensborg Kommunes indtræden i ejerkredsen vil den fremtidige fordeling af ejerskab blive som følger:
| KRL-tal pr. december 2022 *) (Kommune) |
Antal
årsværk |
Nuværende
ejerkreds |
Fremtidig
ejerkreds |
| 201 Allerød |
1.784 |
15,26 % |
12,37 % |
| 151 Ballerup |
4.172 |
35,68 % |
28,91 % |
| 240 Egedal |
2.934 |
25,09 % |
20,33 % |
| 190 Furesø |
2.803 |
23,97 % |
19,43 % |
| 210 Fredensborg |
2.736 |
- |
18,96 % |
| IT-Forsyningen - ejerkommunerne total |
14.428 |
100,00 % |
100,00 % |
*) KRL-tallene baserer sig på løndata fra Kommunernes og Regionernes Løndatakontor og er en indikator for kommunernes respektive størrelse opgjort i årsværk.
KRL-fordelingen er opgjort med udgangspunkt i tal fra Kommunernes og Regionernes Løndatakonto pr. nærmest foregående 1. januar (ultimo december), jf. selskabets vedtægter.
Fredensborg Kommune vil opnå en ejerandel på 18,96 pct., hvilket er på niveau med ejerandelene hos Egedal og Furesø Kommuner. Ballerup Kommunes ejerandel er noget større, mens Allerød Kommune andel er noget mindre.
Fremtidigt samarbejde og styring
Beslutninger på tværs af ejerkredsen baserer sig i dag på enighed og konsensus, hvilket en udvidelse af ejerkredsen kan påvirke evnen til.
Det er afgørende for beslutningsevnen og den kollektive fremdrift, at alle ejerkommuner er repræsenteret i faglige samarbejdsfora med deltagere, der er fagligt kvalificerede, og som har mandat.
Gennem foranalysen har Fredensborg Kommune udvist stor villighed og evne til at indgå i et aktivt samarbejde. Det vurderes, at Fredensborg Kommune vil kunne styrke IT-Forsyningens faglige samarbejdsfora og dermed bidrage til større robusthed i relation til selskabets videre udvikling.
Driftsøkonomien i forbindelse optagelsen af endnu en kommune
IT-Forsyningens nuværende ejerkreds påføres ikke omkostninger ved optagelsen af Fredensborg Kommune, men opnår forøget økonomisk styrkelse af det fælles selskab.
Der vil være en række økonomiske elementer i forbindelse med optagelsen, som afholdes direkte af Fredensborg Kommune og dermed ikke belaster IT-Forsyningens nuværende ejerkommuner. Disse omfatter:
- indskud af startkapital
- økonomi forbundet med integrationsprojektet,
- økonomi til paralleldrift og løbende afvikling af eksisterende kontrakter.
Den fremadrettede driftsøkonomi er udregnet efter gældende fordelingsprincipper og betyder en udvidelse af IT-Forsyningens økonomi, når integrationen af Fredensborg Kommune er fuldt implementeret på 22,9 mio. kr.
Fredensborg Kommune vil indskyde startkapital på linje med de oprindelige indbetalinger fra de fire nuværende ejerkommuner. Denne startkapital er opgjort til 1,9 mio. kr. og vil indgå i IT-Forsyningens fremtidige økonomi til disponering efter de gældende regler om indstilling og beslutning i selskabets bestyrelse, sådan som de oprindelige indskud er anvendt.
I tillæg hertil udarbejder Fredensborg Kommune en stadeopgørelse over aktiver, passiver, rettigheder og forpligtelser forbundet med den overdragne it-drift. Det er aftalt, at elementerne på stadeopgørelsen overdrages til IT-Forsyningen I/S til en værdi på netto nul kroner, i lighed med hvad der gjorde sig gældende ved optagelsen af Allerød Kommune i 2018.
Eventuelle kontraktbindinger, der ikke overdrages til IT-Forsyningen gennem stadeopgørelsen, afholdes fortsat af Fredensborg Kommune frem til mulig kontraktafslutning.
I forbindelse med integrationsprojektet vil Fredensborg Kommune afholde alle omkostninger, som er estimeret til 4 mio. kr.
|
Fredensborg Kommunes betaling
|
Beløb i 1.000 kr.
|
|
Startkapital
|
1.904
|
|
Integrationsprojekt
|
3.998
|
|
Driftsøkonomi, årligt
|
22.896
|
|
Heraf
|
|
|
• Basisbidrag
|
11.853
|
|
• Abonnement
|
3.843
|
|
• Kontrakt *)
|
6.700
|
|
• Andre ydelser
|
500
|
*) Kontraktbetalingen forventes efter få år at blive reduceret med ca. 3,1 mio. kr. årligt.
Øvrige forhold
Fredensborg Kommune har i dag adskilt It og Digitalisering organisatorisk, og det er vurderingen, at de fleste medarbejdere i it-afdelingen i givet fald vil kunne overgå til IT-Forsyningen. Der er derfor stort fokus på fastholdelse af medarbejderne i forbindelse med optagelsen.
Med hensyn til de fremtidige fysiske rammer, er det målsætningen, at IT-Forsyningen kan forblive på den nuværende matrikel.
Lovgrundlag for ændringen af IT-Forsyningens vedtægter
Indtræden af nye interessenter i det kommunale fællesskab kræver en ændring af Vedtægt for IT-Forsyningen I/S (bilag 3). Vedtægtsændringen skal godkendes af interessenterne i de respektive kommunalbestyrelser og byråd samt godkendes af Ankestyrelsen; det kommunale tilsyn. Dette følger af Vedtægterne for IT-Forsyningen I/S samt af den kommunale styrelseslovs § 60. Vedtægtsændringen kan foretages ved godkendelsen af en allonge i lighed med optagelsen af Allerød Kommune.
Forvaltningen har udarbejdet vedlagte allonge til Vedtægt for IT-Forsyningen I/S, hvoraf fremgår, at Fredensborg Kommune optages i IT-Forsyningen I/S med virkning fra den 1. oktober 2023 (bilag 4).
Følgende fremgår af allongen:
- De fem interessenter hæfter efter samme fordelingsnøgle indbyrdes forholdsmæssigt efter antallet af årsværk i de fem kommuner
- Bestyrelsen består af fem bestyrelsesmedlemmer
- Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst fire bestyrelsesmedlemmer og en suppleant er tilstede
- Ved fravær af direktør og bestyrelsesformand, tegnes selskabet af fire, bestyrelsesmedlemmer i forening
- Fredensborg Kommune indskyder en kapital på 1.904.000 kr., hvilket svarer til den forholdsmæssige andel af IT-Forsyningens basiskapacitet, personale, lokaler mv. efter samme principper, som da IT-Forsyningen blev stiftet og da Allerød Kommune indtrådte i 2018
- Fredensborg Kommune udarbejder stadeopgørelse over aktiver, passiver, rettigheder og forpligtelser, som overdrages til IT-Forsyningen
- IT-Forsyningen I/S overtager på ikrafttrædelsestidspunktet de aktiver, passiv, rettigheder og forpligtelser, som tidligere har tilhørt/påhvilet Fredensborg Kommune.
Den videre proces
Vedtægterne for IT-Forsyningen inkl. allonge fremsendes til godkendelse hos Ankestyrelsen. Indtræden i selskabet kan først ske, når Ankestyrelsens godkendelse foreligger.
